2 Resumen

Las carreras a distancia, que se desarrollan impartiendo materias virtuales, se apoyan fuertemente en los recursos que se pueden construir mediante las herramientas tecnológicas de edición de textos, de audio, de vídeo y las plataformas de enseñanza virtual que permite alojar, organizar y compartir estos recursos con los estudiantes. En este entorno de actividades, el actor más importante de seguro es el tutor virtual, quien es el principal responsable de la elaboración, organización y construcción tanto de los recursos para la enseñanza virtual, así como la distribución y organización de estos al interior de un aula virtual. Es así como el tutor invierte mucho de su tiempo de trabajo en la confección de estos recursos, en un primer momento, pero en el caso de las materias impartidas al interior de las carreras virtuales, ocurre con frecuencia que el trabajo del tutor, luego de la primera edición del curso, se concentra en gran medida a la actualización de los materiales ya construidos, respondiendo así a un nuevo cronograma y a las variaciones ocurridas en los calendarios académicos institucionales. Este artículo presenta una propuesta de utilización combinada de algunas herramientas tecnológicas que son de amplio conocimiento y utilización en todas partes (Excel y Word), y que configuradas y vinculadas convenientemente pueden simplificar y facilitar en gran medida las tareas que se configuran de igual manera en cada nuevo periodo de un curso impartido en una carrera a distancia o presencial con apoyo virtual. Específicamente se muestran las ventajas de configurar un calendario de desarrollo de unidades y contenidos, así como de tareas y evaluaciones con una planilla electrónica Excel. Esta planilla permite, mediante el uso de ciertas fórmulas y configuraciones especiales, organizar en el tiempo las tareas, obtener las fechas de inicio y fin, así como cuantificar el tiempo necesario para cada una. Además, esta planilla convenientemente vinculada a un archivo de Word genera los documentos que describen e instruyen sobre cada actividad que debe desarrollar el estudiante, atendiendo la distribución de las fechas al interior de las unidades y sus respectivas actividades. Evitar estas tareas repetitivas, para el tutor, representaría un importante ahorro de tiempo, que bien podría ser invertido en la inclusión de nuevo recursos de aprendizaje, o en la mejora de instrumentos ya existentes de enseñanza o de evaluación.

Palabras clave: aula virtual, gestión de información, tutor virtual

3 Objetivos

4 Antecedentes

La gestión del aula virtual en las carreras a distancia, implican un trabajo por parte del tutor virtual que resulta repetitivo e innecesario en muchos casos. Pudiendo el tutor invertir este tiempo en asuntos más relevantes que colaboren en el enriquecimiento del contenido de las unidades programáticos de la asignatura de su aula virtual. La labor docente en el aula virtual conlleva una planificación adecuada de los tiempos desde la elaboración del cronograma de trabajo, materiales de lecturas, orientaciones en cada unidad programática, descripción detallada de las actividades a realizar, donde se registra los días de inicio y finalización, este proceso se repite cada vez que inicia la asignatura, sin olvidar que a su vez el docente debe corregir y realizar las retroalimentación de las actividades y evaluaciones tanto parciales como finales.

Una de las herramientas más potentes que incluye el software ofimático de Microsoft con toda seguridad es el Excel (Microsoft Excel Spreadsheet Software | Microsoft 365, n.d.), y aplicado a la labor relativa al aula virtual resulta un aliado sumamente ventajoso, puesto que puede facilitar y simplificar las tareas relativas a la elaboración de cronogramas de actividades, su distribución temporal, así como la confección de materiales de orientación y aprendizaje, que convenientemente vinculados a un documento de Word, permiten actualizar y reimprimir variedad de documentos que en el caso de las carreras virtuales son necesarias repetir cada año, o cada semestre inclusive.

El tiempo que es necesario invertir por parte del tutor en la actualización de sus recursos de enseñanza, se puede simplificar mediante el uso combinado del Excel y el Word, como se explicará con detalle en este trabajo, que no pretende ser otra cosa sino un tutorial para aquellos colegas que se dedican a la enseñanza de materias virtuales en carreras presenciales o a distancia en las distintas áreas.

Las tareas se refieren específicamente a aquellos que se incluyen en las aulas virtuales de los cursos impartidos en una carrera a distancia. Se busca demostrar que aplicando técnicas estadísticas para gestión de datos se puede evitar tareas repetitivas para el tutor y lograr un importante ahorro de tiempo, que podrá ser invertido en la inclusión de nuevo recursos de aprendizaje, o en la mejora de instrumentos ya existentes de enseñanza o de evaluación.

Al respecto de los antecedentes relacionados al uso combinado de Excel y Word para la automatización de recursos para la enseñanza virtual resultó infructuoso la búsqueda de antecedentes a nivel país, con una búsqueda con tal especificación. Sin embargo, temas relacionados a la enseñanza virtual y a las labores específicas del tutor virtual son abundantes en la actualidad.

Al respecto de la labora del tutor, de acuerdo con el trabajo de investigación publicado sobre la enseñanza y el aprendizaje en modalidad virtual (García, 2015), los profesores de cursos virtuales expresaron preocupaciones en torno a las cargas de trabajo, la posibilidad de interactuar efectivamente con los estudiantes, el número de estudiantes por grupo, así como la necesidad de una mayor capacitación en habilidades docentes acorde con la modalidad.

Un trabajo de investigación sobre las funciones específicas de un docente virtual, advierte sobre la necesidad que tiene el docente de administrar adecuadamente su tiempo, puesto que entre sus principales compromisos se destaca la labor de orientar y estimular el aprendizaje, facilitar la comunicación, elaborar y proporcionar de materiales el aprendizaje, revisar los enlaces de las aulas para ver si no tienen algún inconveniente, realizar corrección de las tareas, (Trujillo, 2016).

Para Óscar Arboleda (2019) la abundancia de actividades que un aula virtual puede proveer, hace que se vuelva algo vital la planeación de las actividades a desarrollar y no se puede dejarla al azar. Además advierte que uno de los factores claves de éxito, es que el estudiante tenga claro qué tiene que hacer, para cuándo lo debe hacer y qué valor representa en su nota final. Para lograr esto, el tutor virtual deberá elaborar un instrumento de planificación, en el cual se deberá estructurar el lineamiento de los distintos temas que los estudiantes trabajarán, con una definición de fechas claras para el cumplimiento de los objetivos, forma de evaluación, participación en cada trabajo, entre otros. También enfatiza que este instrumento deberá estar disponible en todo momento para los miembros del grupo en lo posible antes del inicio del curso, con el fin de que cualquier estudiante pueda programar el desarrollo de sus actividades.

Una discusión que se ha desatado con frecuencia entre los tutores virtuales se da en torno al diseño y elaboración de los recursos de enseñanza, y la gran labor que ello demanda. Vargas y Murillo (2021) concluyen en su publicación que cuando el docente se plantea el desarrollo de un curso sigue un proceso, de forma consciente o rutinaria, con el fin diseñar y desarrollar acciones formativas de calidad, en muchos casos será requerido para diseñar los materiales y estrategias didácticas del curso que a su vez lleva tiempo para crearlas.

Wetzel y Whicker presentaron en el año 2007 un artículo sobre la experiencia de utilizar la planilla electrónica de Excel para diseñar e implementar un método de corrección rápida de exámenes. De su trabajo pudieron concluir que el método permite a los instructores evaluar fácilmente las tareas con la hoja de cálculo de Excel, además de notificar inmediatamente a los estudiantes si sus respuestas son acertadas. Los autores destacaron que el trabajo consistió en crear una plantilla electrónica para que los estudiantes completen, de modo a poder evaluar las respuestas de los estudiantes dentro de la plantilla. Esto se logra colocando en la planilla funciones lógicas en una columna adyacente a las respuestas de los estudiantes. Sin embargo, las fórmulas de “corrección rápida” son protegido por contraseña y oculto a la vista de los estudiantes. Si un estudiante ingresa una respuesta incorrecta mientras completa la plantilla de la hoja de cálculo, la función lógica devuelve una advertencia adecuada que fomenta las correcciones de las respuestas no acertadas.

Así también se encuentra en otras disciplinas ajenas a la educación, abundantes referencias en cuanto al uso del Excel para la optimización de procesos. Una reciente publicación sobre el tema, pero en el sector productivo, rescata las bondades del uso de la planilla electrónica en las pequeñas y medianas empresas, donde se requiere de la preparación de una gran cantidad de informes sobre adquisiciones, planificación, producción, etc., de forma diaria, semanal, mensual, trimestral y anual. La investigación reportó que, si el intervalo entre la preparación del mismo informe es más largo, existe una mayor probabilidad de que el empleado olvide el procedimiento de preparación del informe; por lo tanto, es beneficioso automatizar este tipo de informes, especialmente cuando no se requiere ningún costo para la automatización. De la misma manera, existe una abundante cantidad de procesos que se realizan de manera periódica, y el trabajo consistió en diseñar e implementar una planilla Excel con el que se automatizó el proceso, de modo a minimizar la posibilidad de error y el tiempo de preparación del informe. Además, los investigadores llevaron a cabo la comparación de métodos antiguos y automatizados para reflejar el método más adecuado, y resultó que la comparación del tiempo de ambos métodos de formación de informes indicó que el método sugerido de automatización tomó un 70,86 % menos de tiempo en comparación con el antiguo método de preparación del informe de análisis del tiempo de entrega de materiales. (Khan, Muhammad et.al -2021).

5 Descripción y desarrollo del trabajo

5.1 La metodología

La metodología consistió en la preparación y formulación de una planilla electrónica Excel para construir un cronograma temporal de todas las actividades que componen el desarrollo de una cátedra o curso en modalidad virtual, organizando en una base de datos desde la información personal del tutor, el nombre de la materia, de las unidades y las actividades, para luego a partir de la duración establecida para cada actividad, calcular el calendario o cronograma de la materia.

En segundo lugar, se configuran, formatean y redactan los documentos en Word para generar los documentos que describen las actividades, informan de sus tiempos e instruyen a los estudiantes en la realización de todas las actividades que conforman cada unidad de la materia impartida. En cada documento se incorporan las tablas de Excel con los tiempos de inicio y fin de las actividades que componen cada unidad, de modo que se mantiene el vínculo con la planilla de origen, y en caso de ocurrir cambios en el cronograma, estos se verán reflejados inmediatamente en los documentos de Word. Estos documentos se guardan en versión PDF.

Finalmente se enlaza los documentos generados con un repositorio en internet que puede ser OneDrive o Google Drive, y se generan los códigos de incrustación para vincular y alojar cada recurso dentro del aula virtual de modo que quedan visibles y a disposición de los estudiantes, además de la posibilidad de actualización inmediata ante un nuevo ciclo o periodo de clases.

Resumen del proceso de trabajo para la programación, compilación de documentos e incrustación de los recursos en aula virtual.

6 Conclusiones

Este proyecto consistió básicamente en proponer el uso de los programas Excel y Word para gestionar la información relacionada a la elaboración de recursos para el aula virtual, de modo a agilizar, simplificar y facilitar las tareas que intervienen en su generación y administración. Se demuestra que aplicando las formulaciones, configuraciones y vinculaciones adecuadas en y entre estas herramientas se puede evitar tareas repetitivas para el tutor y lograr un importante ahorro de tiempo, que podrá ser invertido en la inclusión de nuevo recursos de aprendizaje, o en la mejora de instrumentos ya existentes de enseñanza o de evaluación.

Como principal conclusión de este proyecto se destaca la evidencia generada al respecto de la posibilidad de aprovechar dos de las herramientas tecnológicas más conocidas y usadas en la actualidad para elaboración de los recursos de enseñanza, de manera que aplicada inteligentemente puede lograr una reducción importante en el tiempo que invierte el profesor en la elaboración, organización, actualización y disposición de sus recursos en el aula virtual.

Un aspecto relevante se trata de la accesibilidad y disponibilidad que actualmente el docente tiene de estos elementos tecnológicos, que se pueden acceder incluso de manera gratuita en su versión on-line, o aprovechar las versiones libres orientadas a las instituciones educativas.

Como producto y principal aporte de este proyecto se provee una copia de la planilla electrónica y los documentos en Word que pueden ser adaptados y modificados para replicar todo el procedimiento que genera el cronograma de actividades, así como la guía didáctica, las orientaciones y descripciones de actividades. Adicionalmente se proporciona el enlace a una página web donde se describe, explican y comparten todo el procedimiento y se proporciona a los interesados la posibilidad de descargar todos los productos de la experiencia de trabajo.

Esta experiencia de trabajo permite afirmar con total certeza que resulta recomendable motivar a los docentes a la incorporación inteligente de la planilla Excel y su uso combinado y vinculado con Word, de modo a Con este tipo de experiencias queda demostrado que es posible avanzar en la sistematización de las tareas que son repetitivas y están relacionadas a la elaboración y administración de recursos para el aula virtual, mediante el diseño e implementación de una forma de trabajo que aprovecha las herramientas tecnológicas de gestión de información.

7 Referencias

Arboleda, Ó. H. V. (2019). El nuevo rol del docente virtual para entornos virtuales de aprendizaje, “El caso CEIPA.” Lupa empresarial, 1(1), Article 1. https://revistas.ceipa.edu.co/index.php/lupa/article/view/303

García, S. (2015). La enseñanza y el aprendizaje en modalidad virtual desde la experiencia de estudiantes y profesores de posgrado. 331.

Microsoft Excel Spreadsheet Software | Microsoft 365. (n.d.). Retrieved November 6, 2022, from https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/excel

Moodle—Open-source learning platform | Moodle.org. (n.d.). Retrieved October 27, 2022, from https://moodle.org/?lang=es

Vargas-Murillo, G. (2021). Diseño y gestión de entornos virtuales de aprendizaje. Cuadernos Hospital de Clínicas, 62(1), 80–87.

http://www.scielo.org.bo/scielo.php?script=sci_abstract&pid=S1652-67762021000100012&lng=es&nrm=iso&tlng=es

Wetzel, Laura & Whicker, Peter. (2007). Quick Correct: A Method to Automatically Evaluate Student Work in MS Excel Spreadsheets. Spreadsheets in Education (eJSiE). 2.

Khan, Muhammad Ali & Kalwar, Muhammad & Chaudhry, Abdul. (2021). Optimization of material delivery time analysis by using Visual Basic for applications in Excel. Journal of Applied Research in Technology & Engineering. 2. 89. 10.4995/jarte.2021.14786.