Implementasi Organizational Network Analysis (ONA) dalam HR

Organizational Network Analysis

Organizational Network Analysis (ONA) adalah suatu cara yang terstruktur untuk memvisualisasikan, bagaimana komunikasi berjalan dalam suatu organisasi. ONA adalah implementasi lanjutan dari Social Network Analysis (SNA) [https://rpubs.com/aswinjanuarsjaf/500806] yang banyak digunakan untuk mendapatkan insight tentang siapa saja atau bagian mana yang berperan dalam proses inovasi, produktivitas, performance dari penilaian seluruh karyawan yang ada di organisasi tersebut.

Terminologi Organizational Network Analysis

Ada beberapa Terminologi yang perlu diketahui dalam ONA, seperti yang tampak pada gambar ini.

source: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/articles/organizational-network-analysis.html

• Central node: karyawan yang populer, dikenal oleh semua karyawan. Ia bisa berada dimana saja dalam hirarki organisasi, mampu dengan cepat mempengaruhi karyawan lain, dan biasanya highly engaged dengan pengembangan organisasi.
• Knowledge Broker: karyawan yang mampu menciptakan “jembatan” (hub) antar kelompok, terampil menyampaikan informasi dan diterima oleh sebagian besar karyawan yang berada di berbagai kelompok tersebut.
• Peripheral: karyawan yang seringkali mengabaikan atau tidak terhubung secara efektif dengan informasi-informasi organisasi. Karyawan yang ada di posisi ini memiliki potensi untuk teralienasi dari kelompoknya bahkan seringkali disebut Flight risk. Bila ia bertalenta tinggi akan beresiko bagi organisasi.

Organizational Network Analysis sebagai SOCIAL CAPITAL

Menurut Greg Newman, ONA merupakan data dinamis dalam suatu organisasi yang dikenal dengan SOCIAL CAPITAL dan menjadi pelengkap bagi informasi mengenai HUMAN CAPITAL yang telah ada, namun biasanya data ini lebih statis. Social Capital termasuk networks dan relationships antar karyawan akan membantu mereka mengerjakan tugasnya menjadi lebih optimal, dan memberikan pengaruh yang besar pada performance.

source: https://www.linkedin.com/pulse/retain-release-data-you-need-react-correctly-when-employee-newman

• Human Capital: Fokus data Human Capital adalah pada rekaman kumpulan data historis yang statis, seperti masa jabatan (tenure), kualifikasi akademik (academic qualifications), senioritas(seniority), asesmen psikologi (pychological assessments), kompetensi (competencies), keterampilan (skills), kapabilitas (capability), hasil tinjauan kinerja (performance review), dan pengalaman (experiences). Meskipun data ini lebih mudah untuk dikumpulkan dan dicatat, namun belum maksimal dalam memberikan situasi nyata tentang nilai seorang karyawan bagi organisasi.

• Social Capital: Social Capital melihat jaringan (networks) dan hubungan (relationships) yang telah dikembangkan dan ditunjukkan oleh karyawan selama mereka berperan atau berada pada jabatan tertentu. Mampu mengidentifikasi sekelompok karyawan dalam berinteraksi kerja dengan karyawan atau bagian lain, siapa saja yang berinovasi, memiliki keahlian yang diakui oleh karyawan lain, memberikan bimbingan, menunjukkan kepemimpinan dan hal-hal yang bersifat dinamis pada situasi tertentu.

Berbagai Aplikasi Organizational Network Analysis dalam Human Resource

Organizational Network Analysis (ONA) telah banyak digunakan dalam Human Resource. Beberapa diantaranya adalah:

1. Improving Company Performance

Analisis Jaringan Organisasi (Organizational Network Analysis) dikenal dengan singkatan ONA adalah seperangkat metode dan teori ilmiah untuk membantu memahami interaksi dalam suatu organisasi. Ini membantu eksekutif dan manajer untuk melakukan intervensi pada saat-saat situasi kritis, meningkatkan kinerja, dan mengurangi biaya yang berlebihan. Dengan mengetahui pola komunikasi dan kolaborasi di dalam dan di seluruh tim membantu organisasi mengoptimalkan proses bisnis, meningkatkan desain tempat kerja, dan mengukur kesehatan organisasi. Selain itu, manajemen dapat memanfaatkan platform berbasis ONA untuk merancang kebijakan baru dan menguji efektivitasnya.

source: https://scholar.harvard.edu/files/people_analytics/files/improving-company-performance-with-organizational-network-analysis-ona-whitepaper-2018-2.pdf

2. Flight Risk Analysis

mengidentifikasi karyawan yang jarang terhubung atau terkoneksi dengan berbagai sumber informasi akan berpotensi keluar dari organisasi (resign), bila ia memiliki talenta khusus yang sangat diperlukan akan memberikan dampak buruk bagi organisasi.

3. Identifying Under & High-performing teams

ONA digunakan untuk mengidentifikasi tim-tim yang memiliki performa tinggi dan rendah.Berdasarkan asumsi bahwa semakin banyak koneksi yang terjadi menunjukkan tim yang solid, komunikasi antar anggota yang intens dan produktif.

Pekerjaan semakin banyak dilakukan melalui tim, yang bertanggung jawab untuk mencapai Key Performance Indicators atau mencapai tujuan. Pemimpin yang lebih sukses mengetahui bahwa banyak pekerjaan diselesaikan melalui jaringan yang efektif. Dari beberapa penelitian menunjukkan bahwa para pemimpin berkinerja terbaik mengelola kolaborasi dalam kelompok-kelompok ini secara berbeda. Dengan memahami kolaborasi umum dalam mengelola jejaring hubungan, di dalam dan di luar tim mereka. Dengan demikian dengan mampu mengelola __networks_ mampu meningkatkan bagaimana ide, informasi, sumber daya, dan talenta dimanfaatkan untuk pekerjaan kritis.

source: https://www.robcross.org/manage-the-network-not-just-the-team-or-unit/

4. Organizational Development

Mengetahui siapa-siapa saja yang menjadi memiliki peran penting dalam mempengaruhi dan diterima oleh para karyawan dalam organisasi sehingga bisa dimanfaatkan untuk menyampaikan regulasi, melakukan pelatihan, intervensi secara efektif.

5. Leadership Development

ONA bisa digunakan untuk mengevaluasi koneksi jejaring (network connectivity) karyawan sebelum dan setelah mengikuti Leadership Development Program. Akan dapat diketahui apakah peserta pelatihan tersebut apakah memiliki pertambahan dalam menjalin komunikasi dan jejaring terhadap orang lain atau tidak, bagaimana gaya kepemimpinannya dan bagaimana ia berkomunikasi dengan tim lain.

source:https://blog.kumu.io/asking-the-right-questions-collecting-meaningful-data-about-your-network-dcb4b5f9383c

6. Talent Management

ONA dapat mengidentifikasi karyawan mana yang menunjukkan performa dan kinerja tinggi serta diapresiasi oleh kelompok atau timnya, juga bisa mengetahui peran atau jabatan yang berbeda namun jenis pekerjaannya sama.

7. Identifying High-Potentials

Menurut Greg Newman (2017), Karakteristik dari HIPO adalah memiliki aspirasi, kemampuan dan engagement. Banyak organisasi mengidentifikasi para Hi-Potential dengan bertanya kepada para atasan mereka. ONA akan mengkonfirmasi hal tersebut dengan mengetahuinya dari para rekan kerja, bawahan dan pelanggannya.

source: https://www.trustsphere.com/wp-content/uploads/2019/01/Using-ONA-to-Identify-High-Potential-Talent-201901-1-Letter.pdf

Karakteristik Hi-Potential (HiPO) adalah: - Collaboration: mengetahui apa yang diinginkan dan dapat bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuannya. - Energy: secara konsisten termotivasi untuk terus menerus berimprovisasi untuk hal yang lebih baik (continuous improvements) - Courage: tidak takut menghadapi tantangan-tantangan yang sulit - Productivity: memproduksi hasil kerja dalam waktu singkat - Influence: mampu menyampaikan kepada orang lain secara efektif sehingga membuat mereka menyukai gagasan tersebut, memiliki keterampilan dalam membina jejaring.

8. Merger and Acqusitions

Analisis Jaringan Organisasi (ONA) dapat menjadi alat yang ampuh untuk membantu para pemimpin meningkatkan penggabungan organisasi (merger and acqusition). Data ONA dapat mengungkapkan cara untuk mempercepat integrasi, mendorong perubahan, menciptakan strategi retensi dan staf, mendorong penerimaan perubahan dan memfasilitasi integrasi budaya.

source: https://www.linkedin.com/pulse/network-analysis-enhances-merger-integration-rob-cross

9. Knowledge Management

ONA juga memungkinkan identifikasi Acknowledged Expert dalam organisasi yang dapat membantu mengintegrasikan kebijakan-kebijakan baru dan berkomunikasi secara lebih efektif. Agen perubahan ini sangat cocok untuk mempercepat proses transformasi, sehingga harus dipertahankan. Agen sosial semacam ini dapat membantu Anda mengintegrasikan perilaku baru dan berkomunikasi secara lebih efektif. Acknowledged Expert disini adalah karyawan yang paling diakui dan terhubung secara sosial, seperti yang dinominasikan oleh orang-orang yang langsung bekerja dengan mereka. Secara formal atau informal, mereka adalah pemimpin opini yang sebenarnya di organisasi Anda. Keterlibatan Acknowledged Expert tersebut dalam desain dan implementasi proses integrasi menghasilkan retensi, pemberdayaan, dan adaptasi cepat terhadap situasi baru.

source: https://maven7.com/ona-knowledge-hub/

10. Change Management

Manajer Perubahan khususnya dapat mengambil manfaat dari Analisis Jaringan Organisasi, memungkinkan mereka untuk menggunakan saluran dan hubungan komunikasi secara formal dan informal dalam inisiatif perubahan mereka. ONA dapat mengungkap jalur paling efisien untuk pesan perubahan dan menemukan orang-orang dengan pengaruh terbesar dalam suatu organisasi. ONA paling sering direfleksikan melalui diagram jaringan dengan individu dalam organisasi direpresentasikan sebagai nodes dan hubungan direpresentasikan sebagai garis-garis yang menghubungkan node tersebut, juga disebut sosiogram.

source: https://www.loft9consulting.com/organizational-network-analysis-change-management-cop#:~:text=Change%20Managers%20can%20especially%20benefit%20from%20Organizational%20Network%20Analysis%2C%20allowing,greatest%20influence%20in%20an%20organization.

A 2013 article, by Cross, Ernst and Pasmore, mendefiniskan beberapa hubungan relasi yang sangat bernilai dalam ONA Change Management:

• Connector: adalah orang-orang yang membantu rekan-rekan mereka dalam banyak cara informal. Mereka menghubungkan tim dan memberikan pendapat dan saran yang dihargai oleh organisasi, bahkan di bidang di luar peran formal mereka.

• Expert: merupakan sumber pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi. Mereka memiliki kekuatan klarifikasi yang memberikan bimbingan dan arahan saat dibutuhkan.

• Broker: menghubungkan banyak bagian di organisasi yang tidak terkait dan memiliki hubungan yang sangat baik secara internal maupun eksternal. Dengan keterampilannya, mereka mampu masuk ke dalam beberapa kelompok.

• Energizer:menciptakan optimisme dan energi, membantu orang menghadapi perubahan. Energizer adalah orang yang memiliki pengaruh dan “kunci rahasia” untuk mengatasi karyawan yang menolak perubahan.

• Resister: adalah mereka yang tidak kritis terhadap upaya perubahan. Jika seorang Resister berpengaruh dalam organisasi, ia dapat menghambat atau merusak upaya perubahan. Orang-orang ini perlu segera di “amankan”.

Book reference:

Mong Shen Ng (2019), Predictive HR Analytics, Text Mining & Organizational Network Analysis: with Excel

aswin.januarsjaf@gmail.com