No processo de seleção de pessoal para trabalhar em uma organização, existe a escolha de indivíduos que tenham qualificações pertinentes para preencher a vaga. Em geral, o objetivo da seleção é maximizar acertos e evitar erros, já que o custo de um erro seria a despesa de contratar um empregado que fracassa e perda da oportunidade de contratar alguém que poderia contribuir para a organização. Apesar da seleção, na maioria das vezes, ser de responsabilidade do departamento de RH, os gerentes de linha tomam a decisão final sobre a contratação de pessoas em uma unidade.
As especificações de cargo contribuem para identificar as competências individuais que os funcionários necessitam para alcançarem o sucesso, como conhecimentos, habilidades, aptidões, entre outros. Os gerentes costumam utilizar métodos de seleção como entrevistas, referências e testes para medir se os candidatos atentem às competências para o cargo, ou seja, para selecionar os candidatos qualificados para determinada função.
O número de etapas de um processo de seleção podem variar tanto em relação à organização como em relação ao tipo do cargo. Sendo assim, as organizações usam diferentes meios para conseguir informações sobre os candidatos. As etapas podem incluir envio de currículo, preenchimento de solicitação de emprego, verificação de referência e antecedentes, testes de seleção para contratação, entrevista com supervisor, exame médico, até finalmente ter a decisão de contratação.
A parte inicial do processo responsável pela triagem dos candidatos pode inclui currículo, carta de apresentação, formulário e, às vezes, a internet. Os currículos são utilizados geralmente para avaliar quanto ao salário pretendido. Primeiramente, esses documentos são conferidos para a verificação de quem se deve eliminar por não apresentar habilidades, competências, formação ou experiências necessárias para o cargo.
Depois da seleção de currículos, o próximo passo, geralmente, é a entrevista. Esta apresenta o papel central no processo de seleção, dependendo do cargo, os candidatos podem ser entrevistados por uma pessoa, por uma equipe ou por outras pessoas na empresa. Os métodos de entrevista muda em termos de quantidade de estrutura ou controle executada pelo entrevistador. Em entrevistas mais estruturadas é o entrevistador que determina através de perguntas como vai encaminhar a entrevista. Já em entrevistas menos estruturadas, o candidato apresenta um papel mais amplo para determinar o direcionamento da conversa.
Se o entrevistador ficar satisfeito com as qualificações do candidato, ocorre a verificação de referências, que pode ocorrer de diferentes formas, como por email, fax ou correio podendo ser através do envio de um questionário solicitando pontuação dos atributos relacionados ao cargo do candidato. Pode-se ocorrer também a verificação de antecedentes, entre as opções estão a averiguação do passado profissional, da formação, de certificação e até verificação de antecedentes criminais dos candidatos.
Uma das etapas do processo de seleção usada em algumas empresas é o teste pré-admissional que é considerado uma medida objetiva comportamental utilizada para medir conhecimentos, habilidades e aptidões. Entre os tipos de testes, está teste de conhecimento de cargo para medir o nível de compreensão do indivíduo sobre determinado cargo; provas práticas incluindo as principais funções do cargo; centro de avaliação que é um processo no qual as pessoas são avaliadas enquanto participam de situações que podem enfrentar no trabalho; teste de capacidade cognitiva; teste de personalidade; teste de honestidade; teste de capacidade física.
Uma das últimas etapas do processo de seleção é o exame médico, que geralmente é feito para garantir que a saúde do candidato atende aos requisitos do cargo. Podendo ocorrer aplicação de testes para verificar o uso ilegal de drogas.
A etapa de tomada de decisão para aceitar ou rejeitar candidatos é a mais crítica. Nesta etapa consideram-se todas as informações relevantes, sendo comum utilizar formulários resumidos e listas de verificação para assegurar que as informações importantes estejam incluídas na avaliação dos candidatos, podendo utilizar uma abordagem clínica ou estatística. Em organizações grandes, os gerentes normalmente tomam a decisão final para a contratação e avisam ao departamento de recursos humanos. Então, o RH notifica os candidatos sobre os cargos disponíveis, confirmando detalhes, carga horária e salário.