El presente documento busca dar orientación de cómo inscribirse al Microsoft teams de la materia. Para ello es de necesidad contar con un correo institucional (@umich.mx) que se puede conocer al entrar a su matrícula en SIIA. El objetivo de este breve sitio es dar una orientación de los beneficios de Microsoft teams para tener un adecuado espacio colaborativo en el proyecto de interés.
Será necesario el tener una cuenta registrada en la licencia educativa de Microsoft ofrecida por la UMSNH. Una vez que cuente con esta, podrá registrarse en el equipo de trabajo o crear sus propios grupos (para clases o proyectos). Para registrase en el grupo de trabajo que nos interesa, por favor siga los siguientes pasos
Cuando realice esto, Usted deberá estar dentro del equipo de Microsoft teams correspondiente. Cuando esto sea así, podrá ver el equipo con la siguiente imagen:
En este apartado se describen los pasos para la creación de vídeo llamadas por parte de las (los) anfitriones de las reuniones de trabajo. También explica cómo entrar a una de ellas e incluso grabarla.
Microsoft teams trabaja con la lógica de separa el trabajo en equipo por medio de canales. Un canal es una colección de temas de clase o parte de un proyecto de investigación. Por defecto, Microsoft teams abre un canal titulado “general”. Este canal se sugiere para fines de intercambio de comunicaciones, intercambio de documentos o actividades y cronogramas de aplicación general en la clase o proyecto.
Para temas específicos, se pueden generar canales. Estos, cuando se crean, aparecen en la parte izquierda del equipo de trabajo.
Para crear un canal o tema de trabajo, simplemente se presionan los 3 puntos y se elige “Agregar canal”. Esto solo lo pueden hacer las y los usuarios que tengan privilegios de propietarios.
La creación de una reunión se sugiere siempre hacerla desde el canal general. Esto por que, en un mismo equipo de trabajo se pueden tener múltiples vídeo llamadas en paralelo. Esto se pude hacer en un mismo canal o múltiples canales. Por tanto, siempre que se desee iniciar una reunión de trabajo, se sugiere hacerlo teniendo activo el canal general. Una vez en ese canal, se presiona el botón reunirse (parte superior derecha)
Posterior mente se presiona el botón reunirse ahora. Es muy posible que, si es su primera vez trabajando en teams, le pida acceso a su micrófono y bocinas. Esto junto con el desplegado de avisos. Por favor, permita que el navegador y el temas utilicen estos dispositivos.
Una vez que entre a la reunión, Usted puede grabar la misma al simplemente presionar los tres puntos del diálogo de la vídeo llamada (a lado del icono del micrófono). Con esos tres puntos, aparece un menú desplegable con la opción iniciar grabación
Al presionar el mismo, la grabación de la reunión comenzará. El único inconveniente de Microsoft teams v.s. Google meets es que la grabación no se guardará directamente (y automáticamente) en su cuenta de share point o one drive. Usted deberá descargar el archivo del video y, si lo desea, cargarlo en you tube o (recomendado) en la cuenta de Microsoft stream en un canal privado.
Para descargar la grabación, usted deberá regresar al menú contextual de los 3 puntos (a la do del micrófono) y presionar la opción terminar grabación. Posteriormente, la reunión deberá ser finalizada. PAra esto, pueden tod@s presionar el botón del teléfono para colgar o, en el menú contextual de los 3 puntos, el botón “finalizar reunión”. Esto último hará que finalice la misma de manera general.
Cuando la reunión se finalice, le apareceré, en el canal general, una conversación para la reunión realizada. Cuando termine la misma y la grabación. Usted podrá descargar la misma al presionar descargar
Con esto, Usted tendrá disponible el archivo *.mp4 para cargarlo en You tube o Microsoft stream.
Para cargar y compartir archivos de trabajo se tienen 2 alternativas. La primera de ella es directamente en la pestaña de archivos de cada canal. Dicha pestaña es una liga al disco duro de sharepoint para el equipo. En cada carpeta, Usted puede arrastrar o cargar todo tipo de carpeta, archivos o archivos de oficie para que estos se editen en línea de manera colaborativa.
Otra manera de compartir, cargar o editar de manera colaborativa archivos es por medio de las actividades asignadas por medio de la aplicación planner o tasks integrada en teams. Veamos la misma a continuación.
Esta es una aplicación que viene en Microsoft teams y sirve para generar depósitos (grupos) de actividades por realizar. Permite un control de la creación, asignación, progreso y ejecución de las mismas en el plan de trabajo. De manera complementaria, por medio de una interfaz visual tipo Microsoft project, permite llevar un control del porcentaje de cumplimiento, intercambio de archivos y comentarios de cada actividad.
Esto último para el seguimiento por parte de las personas involucradas en las actividades, así como por parte de los encargados de proyecto.
En la imagen siguiente se puede apreciar un ejemplo de carga de tarea o actividad en ese cronograma de actividades. En la misma se puede hacer apreciar la forma de intercambiar archivos, asignar actividades y fechas de entrega, así como porcentajes de avance.
Esta breve guía se ha creado para fines de ayuda a la propuesta de emplear Microsoft teams para la integración e intercambio de archivos, comentarios y actividades en el proyecto de creación de la Licenciatura en Actuaría y Ciencia de Datos.
Cualquier duda nos ponemos a sus órdenes.
Dr. Evaristo Galeana Figueroa (Director FCCA)
Dr. Oscar V. De la Torre Torres (Profesor-Investigador FCCA)