Informe N° 1. Proyecto de Titulo NCR 1018
David Chandia Lopez
Septiembre 2020
Anteproyecto
Resumen
La visualización de datos es la representación gráfica de información y datos. Al utilizar elementos visuales como cuadros, gráficos y mapas, las herramientas de visualización de datos proporcionan una manera accesible de ver y comprender tendencias, valores atípicos y patrones en los datos. En el mundo del big data, las herramientas y tecnologías de visualización de datos son esenciales para analizar grandes cantidades de información y tomar decisiones basadas en los datos, nuestra fuente de datos será la Oficina de Partes de FONASA. El objetivo d e l a oficina de partes es el salvaguardar en controlar, registra, archivar digitalizar todos los documentos que se generan en l INSITUCION. Para ello la oficina cuenta con una herramienta tecnológica Sistema de Documentación Digital ( SDI ) desde el año 2017 se están ingresan datos al sistema y poblándolo, a la fecha aun no se hace un análisis de sus datos y es lo que venimos a realizar.
OBJETIVO GENERAL Desarrollar la Visualización de Información de la gestión documental de Oficina atreves de herramienta de Análisis de datos Rstudio.
OBJETIVO ESPECIFICO Transformar los datos en información inteligente, accionable y gestionable Obtener información estadística y de análisis de los datos del sistema. Graficar datos con diferentes análisis y relaciones. Configurar Bases de Datos con nuevos campos. Elaborar Informe con DateBoard. Diagnosticar brechas de la gestión de los datos.
PROPOSITO
A través de la visualización podemos entender otro tipo de problemáticas que los números por sí solos no nos muestran. Al visualizar, queremos explorar y entender nuestros datos. Graficar, además, nos puede ayudar con la interpretación de patrones, tendencias, distribuciones, entre otras. La visualización nos puede ayudar a generar una reacción en nuestro receptor, y muchas veces es esta reacción la principal razón por la cual buscamos otra forma de ilustrar nuestros datos.
SITUACION ACTUAL Actualmente la institución cuenta con 5 oficinas de partes distribuidas a nivel nacional por zonas regionales : Dirección Regional Norte (DZN), Dirección Regional Centro Norte ( DZCN ). Sucede lo mismo en el sur. En Santiago la Oficina Central de Partes es donde se centralizan algunos procesos y flujos documentales. En Oficina de Partes del Nivel Central focalizaremos nuestro trabajo de Proyecto, por ser la oficina donde se centraliza gran volumen de la gestión documental recibida y generada en la institución.
METODOLOGIA Por definir, se concidera de acuerdo a a sugerencia de profesor Scram, yo ocupare una metodología hibrida, entre Scram y Evolutiva, La definición de la metologia aún se está definiendo.
ALCANCES LIMITACIONES
Los datos que utilizaremos estarán limitados, ocuparemos una parte del total existente.
PLAN DE TRABAJO ( CARTA GANTT )
Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Descripción Proyecto y Alcance X
Objetivos x
Descripción Requerimientos x X
Prioridad de Requerimientos X
Puesta en Marcha y Pruebas x X X
Ajustes y Observaciones x X X
Aceptación y Calidad x X
Certificación y entrega x
Informe 2
PORTADA
Análisis y Visualización de DATOS Del sistema de Documentación Digital de La Empresa.INTRODUCCIÓN
Se realizara en la empresa un análisis de datos atreves de la visualización de los datos del sistema de documentación institucional utilizando una herramienta de análisis de datos por definir. En principio será RCAPITULO I: ASPECTOS DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes de la Empresa.
Fonasa. Institución pública dependiente del ministerio salud , creada en el año 94 y que es la continuación del antiguo SERMENA y esta a su vez instituciones que han gestionado la salud pública . . Actualmente Fonasa administra el seguro se salud público nacional
1.2 Organigrama.
Figura 1
1.3 Área funcional
Especificamente trabajaremos en la seccion de Oficina de partes de Santiago de Fonasa. Seccion que depende del departamento de administracion y este del Departamento de OPeraciones.
1.4 Descripción del Proceso a intervenir. (BPMN).
El proceso al cual nos referiremos Es la digitalización de los documentos en Oficina de Partes del Nivel central de Fonasa,, esta actividad se efectúa utilizando en un sistema informático denominado “ Sistema de Documentación Digital “. En el Proceso trabajan dos analistas el cual denominaremos analista 1 y 2, ambos realizan la labor de Recepcionar y despachar documentos, que dependiendo de su destinatario es donde se envían y hacer llegar el documento a su destino.
Uno de lo analistas rescata mensualmente una planilla Exell la cual la modifica para obtener una plantilla más específica y concreta de información.Figura 2
CAPITULO II SITUACIÓN ACTUAL DEL PROYECTO
2.1 Descripción de la Situación Actual.
Actualmente la institución cuenta con 5 oficinas de partes distribuidas a nivel nacional por zonas regionales : Dirección Regional Norte (DZN), Dirección Regional Centro Norte ( DZCN ). Sucede lo mismo en el sur. En Santiago la Oficina Central de Partes es donde se centralizan algunos procesos y flujos documentales. En Oficina de Partes del Nivel Central focalizaremos nuestro trabajo de Proyecto, por ser la oficina donde se centraliza gran volumen de la gestión documental recibida y generada en la institución2.2 Descripción del Problema.
Oficina de Partes cuenta con una herramienta tecnológica para registrar, derivar y gestionar la documentación de la institución , es el Sistema de Documentación Digital ( SDI ) desde el año 2017 se están ingresan datos al sistema , a la fecha aun no se hace un análisis de sus datos y es lo que realizaremos.2.3 Propósito del proyecto.
A través de la visualización podemos entender otro tipo de problemáticas que los números por sí solos no nos muestran. Al visualizar, queremos explorar y entender nuestros datos. Graficar, además, nos puede ayudar con la interpretación de patrones, tendencias, distribuciones, entre otras. La visualización nos puede ayudar a generar una reacción en nuestro receptor, y muchas veces es esta reacción la principal razón por la cual buscamos otra forma de ilustrar nuestros datos.2.4 Estado del Arte.
Nuestro contexto y competencia serian otras instituciones y no hay referencias encontradas. En el mercado nos ofrecen soluciones diversas empresas y que se ajustan a nuestras necesidades generales. El valor de nuestra propuesta radica en que el costo que tenga en comparación con las otras siempre será menor. La otra propuesta de valor es que la experiencia en el área específica donde desarrollaremos el proyecto es basta. Otra propuesta de valor es que el producto quedara a disposición total de la Oficina Partes Regionales del Fonasa.
2.5 Solución Planteada.
Proponer una visualización de datos de la gestión documental atreves de la herramienta informática de análisis de datos en lenguaje R.
2.6 Alcances y restricciones.
Los datos que utilizaremos estarán limitados, ocuparemos una parte del total existente. No todos los datos se generan en Oficina de Partes del nivel central y no todos los documentos se ingresan al SDI, ya que existen otros procesos que gestionan documentos. Trabajaremos solo con los datos del SDI en configuración para la recepción y despacho de documentos generados en la Oficina de partes Del Nivel Central.
CAPITULO III PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS
3.1 General.
Desarrollar la Visualización de Información de la gestión documental de Oficina atreves de herramienta de Análisis de datos Rstudio.3.2 Específicos.
Transformar los datos en información inteligente, accionable y gestionable
Obtener información estadística y de análisis de los datos del sistema.
Graficar datos con diferentes análisis y relaciones.
Configurar Bases de Datos con nuevos campos.
Elaborar Informe con DateBoardlibrary(readxl)
casoideal <- read_excel("C:/Users/Asus/Desktop/casoidea.xlsx")
(casoideal)## # A tibble: 498 x 13
## N Ingreso `Acuse de Recib~ Despacho Reasignación Remitente Tipo
## <chr> <chr> <chr> <chr> <lgl> <chr> <chr>
## 1 E742~ 02/09/~ 02/09/2019 10:56 02/09/2~ NA BERNARDA~ Ofic~
## 2 E752~ 02/09/~ 02/09/2019 12:17 02/09/2~ NA MARIA GO~ Ofic~
## 3 E752~ 02/09/~ 02/09/2019 12:17 02/09/2~ NA BERNARDA~ Ofic~
## 4 E731~ 02/09/~ 02/09/2019 12:38 02/09/2~ NA BERNARDA~ Ofic~
## 5 E756~ 02/09/~ 04/09/2019 11:25 <NA> NA BERNARDA~ Ofic~
## 6 E755~ 02/09/~ 04/09/2019 11:21 <NA> NA BERNARDA~ Ofic~
## 7 E755~ 02/09/~ 03/09/2019 18:05 <NA> NA BERNARDA~ Ofic~
## 8 E749~ 02/09/~ 02/09/2019 15:32 03/09/2~ NA ROLANDO ~ Ofic~
## 9 E724~ 02/09/~ 02/09/2019 16:34 03/09/2~ NA LUIS BRI~ Ofic~
## 10 E624~ 02/09/~ 02/09/2019 16:34 02/09/2~ NA LUIS BRI~ Ofic~
## # ... with 488 more rows, and 6 more variables: `Nº Folio` <chr>, `Nº Documento
## # Externo` <chr>, Fecha <chr>, De <chr>, Materia <chr>, Formato <chr>names(casoideal)## [1] "N" "Ingreso" "Acuse de Recibo"
## [4] "Despacho" "Reasignación" "Remitente"
## [7] "Tipo" "Nº Folio" "Nº Documento Externo"
## [10] "Fecha" "De" "Materia"
## [13] "Formato"casoideal2<-casoideal[,c(2,7,8,1,6,11,12)]
(casoideal2)## # A tibble: 498 x 7
## Ingreso Tipo `Nº Folio` N Remitente De Materia
## <chr> <chr> <chr> <chr> <chr> <chr> <chr>
## 1 02/09/20~ Oficio~ 22593/2019 E7428~ BERNARDA G~ ASTRID YAÑEZ B~ COMUNICA RES~
## 2 02/09/20~ Oficio~ 22444/2019 E7520~ MARIA GOMEZ HAYDEE NAVARRE~ RESPUESTA SO~
## 3 02/09/20~ Oficio~ 22608/2019 E7524~ BERNARDA G~ ASTRID YAÑEZ B~ COMUNICA RES~
## 4 02/09/20~ Oficio~ 22613/2019 E7314~ BERNARDA G~ ASTRID YAÑEZ B~ COMUNICA RES~
## 5 02/09/20~ Oficio~ 22618/2019 E7560~ BERNARDA G~ ASTRID YAÑEZ B~ COMUNICA RES~
## 6 02/09/20~ Oficio~ 22619/2019 E7559~ BERNARDA G~ ASTRID YAÑEZ B~ COMUNICA RES~
## 7 02/09/20~ Oficio~ 22621/2019 E7558~ BERNARDA G~ ASTRID YAÑEZ B~ COMUNICA RES~
## 8 02/09/20~ Oficio~ 22559/2019 E7497~ ROLANDO LE~ ROLANDO LEYTON~ RESPUESTA A ~
## 9 02/09/20~ Oficio~ 22782/2019 E7248~ LUIS BRITO LUIS BRITO ROS~ Contesta ofi~
## 10 02/09/20~ Oficio~ 22783/2019 E6245~ LUIS BRITO LUIS BRITO ROS~ INFORMA.
## # ... with 488 more rowsnames(casoideal2)## [1] "Ingreso" "Tipo" "Nº Folio" "N" "Remitente" "De"
## [7] "Materia"summary(casoideal2)## Ingreso Tipo Nº Folio N
## Length:498 Length:498 Length:498 Length:498
## Class :character Class :character Class :character Class :character
## Mode :character Mode :character Mode :character Mode :character
## Remitente De Materia
## Length:498 Length:498 Length:498
## Class :character Class :character Class :character
## Mode :character Mode :character Mode :characterbarplot(table(casoideal2$De))
#install.packages("list")
library(tidyverse)## -- Attaching packages -------------------------------------------- tidyverse 1.3.0 --## v ggplot2 3.3.2 v purrr 0.3.4
## v tibble 3.0.3 v dplyr 1.0.2
## v tidyr 1.1.2 v stringr 1.4.0
## v readr 1.3.1 v forcats 0.5.0## -- Conflicts ----------------------------------------------- tidyverse_conflicts() --
## x dplyr::filter() masks stats::filter()
## x dplyr::lag() masks stats::lag()library(dplyr)
library(stringr)
library(list)## Loading required package: sandwicha <- str_split_fixed(casoideal2$De, "-",4)
names(a)## NULLclass(a)## [1] "matrix" "array"dim(a)## [1] 498 4length(a)## [1] 1992b <- a[,3]
b## [1] " 4K " " 1K "
## [3] " 4K " " 4K "
## [5] " 4K " " 4K "
## [7] " 4K " " 3D "
## [9] " 1G " " 1G "
## [11] " 1G " " 1G "
## [13] " 1G " " 1G "
## [15] " 1G " " 1G "
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## [21] " 1G " " 1G "
## [23] " 1G " " 1G "
## [25] " 3.3D " " 3.3D "
## [27] " 4E " " 3B "
## [29] " 1G " " 1G "
## [31] " 1G " " 1G "
## [33] " 1G " " 1G "
## [35] " 1G " " 1G "
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## [39] " 1G " " 1G "
## [41] " 1G " " 1G "
## [43] " 1G " " 1G "
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## [49] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " 4K "
## [51] " 4K " " 4K "
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## [61] " 1G " " FONDO NACIONAL DE SALUD"
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## [83] " 1G " " 1G "
## [85] " 4K " " 1G "
## [87] " 1G " " 1G "
## [89] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " FONDO NACIONAL DE SALUD"
## [91] " 3F " " 1G "
## [93] " 1G " " 1G "
## [95] " 1G " " 1G "
## [97] " 1G " " 1G "
## [99] " 1G " " 1G "
## [101] " 1G " " 1G "
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## [109] " 1G " " 1G "
## [111] " 1G " " 1G "
## [113] " 1G " " 1G "
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## [117] " 1G " " 1G "
## [119] " 1G " " FONDO NACIONAL DE SALUD"
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## [123] " 3.3D " " 4E "
## [125] " 1E " " 3E "
## [127] " 3.3D " " 3.3D "
## [129] " 3.3D " " 1K "
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## [135] " 1G " " 1G "
## [137] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " 3F "
## [139] " 3F " " 3F "
## [141] " 3F " " 3F "
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## [147] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " 1G "
## [149] " 1G " " 1G "
## [151] " 1G " " 1G "
## [153] " 1G " " 1G "
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## [163] " 1G " " 1G "
## [165] " 1G " " 4K "
## [167] " 1G " " 1G "
## [169] " 1G " " 1G "
## [171] " 1G " " 1G "
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## [179] " 1G " " 1G "
## [181] " 1G " " 1G "
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## [185] " 1G " " 1G "
## [187] " 1G " " 1G "
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## [193] " 1G " " 1G "
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## [267] " 1E " " 1G "
## [269] " 1G " " 1G "
## [271] " 1E " " 1G "
## [273] " 1G " " 1G "
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## [279] " 1G " " 1G "
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## [301] " 1G " " 1G "
## [303] " 1G " " 1G "
## [305] " 1G " " 1G "
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## [309] " 1G " " 1G "
## [311] " 1G " " 1G "
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## [319] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " 1G "
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## [329] " 1G " " 1G "
## [331] " 1G " " 1G "
## [333] " 1G " " 1G "
## [335] " 1G " " FONDO NACIONAL DE SALUD"
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## [381] " 4E " " 1G "
## [383] " 3F " " 1G "
## [385] " 3F " " 3F "
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## [389] " 3F " " 1G "
## [391] " 1G " " 1G "
## [393] " 1G " " 1G "
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## [399] " 1G " " 3.3D "
## [401] " 3.3D " " 1G "
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## [425] " 1G " " 1G "
## [427] " 1G " " 1G "
## [429] " 1G " " 1G "
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## [459] " 1G " " 1G "
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## [481] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " FONDO NACIONAL DE SALUD"
## [483] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " 1G "
## [485] " 1G " " FONDO NACIONAL DE SALUD"
## [487] " FONDO NACIONAL DE SALUD" " 1E "
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## [493] " 3.3D " " 3.3D "
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## [497] " 1G " " 1G "dim(b)## NULLlength(b)## [1] 498names(b)## NULLclass(b)## [1] "character"mean(b)## Warning in mean.default(b): argument is not numeric or logical: returning NA## [1] NAmedian(b)## Warning in mean.default(sort(x, partial = half + 0L:1L)[half + 0L:1L]): argument
## is not numeric or logical: returning NA## [1] NAtable(b)## b
## 1E 1F 1G
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