O uso de ferramentas de BI ( Business Intelligence ) é comum nas organizações como forma de criar insights a partir de dados. Diferentemente da análise preditiva, o BI é um conjunto de técnicas para entender o que ocorreu no passado e identificar processos que podem ser melhorados no futuro.
O Plano de Desenvolvimento Institucional é uma ferramenta de planejamento estratégico onde são fixados objetivos a serem alcançadas por uma Instituição num prazo determinado. No caso da Ufersa, o período abarcado pelo PDI vai de 2014 a 2019. Até então, o acompanhamento das metas era feito por meio de planilhas Excel, sendo a divulgação do status das Metas feito individualmente através de documentos em formato pdf para cada uma das 78 metas.
O acompanhamento das Metas por meio do Power BI permite sintetizar todo o processo em apenas um dashboard, que além de interativo, permite a geração automática de visualizações dos dados. Entende-se, portanto, que há um ganho tanto para a Instituição, que pode divulgar os resultados de modo mais acessível, quanto para o cidadão interessado em ter uma visão geral da execução do PDI.
Construímos, utilizando a ferramenta Power BI, um dashboard para acompanhamento do cumprimento das metas individualmente. O PDI é composto por Objetivos Macro, que são diluídos em Objetivos Específicos que, por sua vez, são divididos em Metas bem estabelecidas. Cada meta possui um Setor da universidade responsável pelo seu cumprimento.
O usuário do dashboard escolherá o Objetivo Macro, o Objetivo específico e a Meta. Um gráfico é gerado com linhas representando o valor determinado para aquela Meta e os valores alcançados ao longos dos 5 anos de vigência do PDI. Além disso, é apresentada uma pequena avaliação do status da Meta com as seguintes possibilidades: Não Iniciada, Longe da Meta, Perto da Meta e Acima da Meta.
O segundo dashboard apresenta um treemap dos objetivos Macro e Específicos. Além disso, há um gráfico de barras para as Unidades responsáveis pelas Metas. Ao selecionar um ou mais objetivos Específicos, o gráfico se ajusta de modo a demonstrar a quantidade de Metas por unidade e o status da execução de Meta. Tal visualização permite identificar como as unidades responsáveis estão desempenhando as suas Metas, além de tornar fácil associação das Unidades aos Objetivos Específicos e Macro.