PLIEGO DE CONDICIONES: LICITACIÓN PÚBLICA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y
REPRESENTACIÓN LEGAL DE LA AGRUPACIÓN MONTEMEDINA – PROPIEDAD
HORIZONTAL
1. OBJETO DE LA LICITACIÓN
[cite_start]El presente pliego de condiciones tiene por objeto
convocar e invitar a personas naturales y jurídicas, legalmente
constituidas y con capacidad jurídica para contratar, a presentar
propuestas comerciales y operativas para la prestación de los servicios
de Administración y Representación Legal de la AGRUPACIÓN
MONTEMEDINA – PROPIEDAD HORIZONTAL, ubicada en la ciudad de
Bogotá, D.C., de conformidad con lo establecido en la Ley 675 de 2001,
el Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad y demás normas
concordantes vigentes[cite: 1, 3].
2. ALCANCE DEL SERVICIO
[cite_start]El proponente seleccionado asumirá de forma integral las
funciones administrativas, financieras, contables, operativas, de
representación legal, gestión jurídica básica y mantenimiento
preventivo/correctivo de los bienes y zonas comunes de la
copropiedad[cite: 5]. [cite_start]Su gestión deberá estar orientada a
garantizar la eficiencia, la transparencia, la valorización de los
inmuebles y la debida protección de los intereses del conjunto[cite: 5].
El alcance específico incluye, pero no se limita a:
- [cite_start]Gestión Administrativa y Representación
Legal: Atención a copropietarios, ejecución de decisiones de la
Asamblea General y del Consejo de Administración, y representación
judicial y extrajudicial del conjunto[cite: 5].
- [cite_start]Gestión Financiera y Contable: Recaudo
de expensas comunes, control y ejecución presupuestal, presentación de
estados financieros bajo normas vigentes (NIIF) y gestión de cobro
preventivo[cite: 5].
- [cite_start]Gestión Operativa y de Mantenimiento:
Supervisión de contratos de servicios (vigilancia, aseo, mantenimiento
de ascensores, motobombas, subestación eléctrica, etc.) y ejecución del
plan de mantenimiento de la infraestructura[cite: 5].
3. REQUISITOS HABILITANTES
[cite_start]Los proponentes deberán acreditar de manera obligatoria
los siguientes requisitos para que su propuesta sea evaluada[cite:
7]:
- [cite_start]a) Existencia y Representación Legal:
En caso de ser persona jurídica, presentar el Certificado de Existencia
y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio (no mayor a 30
días)[cite: 8]. Para personas naturales, fotocopia de la cédula de
ciudadanía y Registro Único Tributario (RUT).
- [cite_start]b) Experiencia General: Acreditar una
experiencia mínima de cinco (5) años en el ejercicio de la
administración de propiedades horizontales[cite: 9].
- [cite_start]c) Experiencia Específica: Experiencia
comprobable en la administración de conjuntos residenciales de
características y complejidad similares[cite: 10]. [cite_start]Para
ello, deberá adjuntar mínimo tres (3) certificaciones o cartas de
recomendación de clientes actuales o anteriores que incluyan de forma
explícita: ciudad, número de unidades privadas, presupuesto anual
aproximado gestionado y personal asignado[cite: 10].
- [cite_start]d) Solidez Financiera: Presentar los
Estados Financieros con corte al 31 de diciembre del último año fiscal,
debidamente firmados por Contador Público[cite: 11].
- [cite_start]e) Compromiso de Seriedad de la Oferta:
Presentar una carta formal de compromiso y seriedad de la oferta
debidamente firmada por el representante legal o la persona natural
proponente, donde se comprometa a sostener los términos de su propuesta
económica y operativa por un término mínimo de noventa (90) días,
respaldando el diez por ciento (10%) del valor anual ofertado[cite: 12].
(Nota: El incumplimiento o retiro extemporáneo de la oferta dará
lugar a la exclusión del proceso).
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN (MÁXIMO 100 PUNTOS)
[cite_start]Las propuestas que cumplan con la totalidad de los
requisitos habilitantes serán evaluadas bajo los siguientes criterios de
puntuación[cite: 13]:
4.1) Experiencia y Trayectoria (30 Puntos)
- [cite_start]Se evaluará la experiencia específica en la
administración de copropiedades residenciales de similar envergadura
(número de torres y unidades), la antigüedad en el mercado y las
referencias verificables en la ciudad de Bogotá[cite: 14].
4.2) Propuesta Económica (35 Puntos)
- [cite_start]Evaluación del valor de los honorarios mensuales
ofertados[cite: 15]. [cite_start]El proponente deberá especificar de
forma clara y expresa si el valor de sus honorarios incluye o no
el Impuesto al Valor Agregado (IVA) o cualquier otro gravamen
aplicable[cite: 15].
4.3) Propuesta Operativa, Administrativa y de Apoyo (20 Puntos)
- [cite_start]Se calificará la estructura del equipo de trabajo
destinado a la atención de la Agrupación, incluyendo la hoja de vida,
perfil y experiencia técnica del administrador delegado que estará en
sitio[cite: 16, 17].
- [cite_start]Se evaluará el soporte que ofrece la empresa desde su
oficina central (Back Office), detallando el personal de apoyo
en áreas financiera, contable, jurídica, de ingeniería o
arquitectura[cite: 18].
- [cite_start]En caso de que el proponente tenga tercerizada alguna
parte de su gestión (ej. asesoría jurídica externa, software contable o
auditoría), deberá presentar la información de la empresa asociada, su
experiencia y solidez en el mercado[cite: 18].
- [cite_start]Deberá indicar de manera expresa los protocolos y
tiempos estimados de respuesta ante emergencias operativas o locativas
en la Agrupación[cite: 19].
4.4) Valor Agregado y Herramientas de Gestión (15 Puntos)
- [cite_start]Se evaluarán los beneficios adicionales ofrecidos sin
costo extra para la copropiedad, tales como: software o aplicaciones
móviles de comunicación y reservas para residentes, herramientas
tecnológicas de auditoría, programas de capacitación en convivencia, o
alianzas estratégicas con proveedores del sector[cite: 20].
5. INDICADORES DE DESEMPEÑO (KPIs)
[cite_start]El administrador que resulte seleccionado será evaluado
trimestralmente por el Consejo de Administración con base en el
cumplimiento estricto de los siguientes indicadores de gestión, cuyo
incumplimiento de metas mínimas será sujeto a revisión contractual[cite:
22]:
- [cite_start]a) Ejecución Presupuestal: Cumplimiento
y ejecución del presupuesto aprobado \(\ge\) 95%[cite: 23].
- [cite_start]b) Oportunidad en la Información
Financiera: Entrega y presentación al Consejo de los informes
financieros mensuales dentro de los primeros diez (10) días calendario
del mes siguiente[cite: 24].
- [cite_start]c) Control de Morosidad: Mantener el
índice de cartera morosa de la copropiedad por debajo o igual al 5%
(\(\le\) 5%)[cite: 25].
- [cite_start]d) Gestión de Mantenimiento: Ejecución
del cronograma y plan de mantenimiento preventivo anual aprobado \(\ge\) 95%[cite: 26].
- [cite_start]e) Satisfacción de la Gestión: Obtener
un nivel de satisfacción general en las evaluaciones realizadas por el
Consejo de Administración igual o superior a 9.0 puntos (\(\ge\) 9.0)[cite: 27].
6. DURACIÓN DEL CONTRATO
[cite_start]El contrato de prestación de servicios tendrá una
duración inicial de doce (12) meses[cite: 28, 29]. Su renovación estará
sujeta a la evaluación de desempeño y al acuerdo mutuo de las partes,
previa aprobación del Consejo de Administración.
7. TERMINACIÓN ANTICIPADA
[cite_start]El contrato podrá darse por terminado de manera
unilateral y anticipada por parte de la Agrupación Montemedina, sin
necesidad de justa causa y sin lugar al pago de indemnización o
penalidad alguna, mediante aviso escrito dirigido al administrador con
una antelación mínima de treinta (30) días calendario[cite: 30, 31].
8. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL ADMINISTRADOR
El administrador seleccionado se compromete contractualmente a:
- [cite_start]a) Actuar en todo momento con la debida
diligencia, buena fe y en estricta defensa de los intereses económicos,
jurídicos y sociales de la Agrupación[cite: 32, 33].
- [cite_start]b) Cumplir y hacer cumplir la Ley 675
de 2001, el Reglamento de Propiedad Horizontal de la AGRUPACIÓN
MONTEMEDINA – PH, los manuales de convivencia y las decisiones de la
Asamblea y el Consejo[cite: 34].
- [cite_start]c) Abstenerse rigurosamente de
comprometer recursos financieros, ordenar gastos o firmar contratos que
excedan sus facultades legales o que no cuenten con la autorización
previa y expresa del Consejo de Administración o la Asamblea
General[cite: 35].
- [cite_start]d) Ejecutar a cabalidad los procesos y
procedimientos internos establecidos por la copropiedad, y sugerir e
implementar las actualizaciones técnicas o normativas que se requieran
para la mejora continua[cite: 36].
- [cite_start]e) Constituir y mantener vigentes, a su
costa, las pólizas de seguros necesarias para garantizar la correcta
ejecución del contrato, incluyendo: Póliza de Cumplimiento de Contrato,
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual y Póliza de Manejo
Global Comercial para el amparo de los recursos financieros de la
copropiedad[cite: 37].
- [cite_start]f) Garantizar absoluta confidencialidad
respecto a la información de datos personales de los propietarios y
residentes[cite: 38].
9. CRONOGRAMA DEL PROCESO
[cite_start]Para garantizar la transparencia del proceso, los
proponentes deberán ajustarse a las siguientes fechas[cite: 39]:
- [cite_start]Fecha de Apertura de la Licitación:
[____________________] [cite: 40]
- [cite_start]Fecha Límite para Recepción de
Propuestas: [____________________] (Se solicitarán
entrevistas con los proponentes preseleccionados)[cite: 41].
- [cite_start]Evaluación y Adjudicación del Contrato:
[____________________][cite: 42].
10. DERECHOS DE LA COPROPIEDAD (ADJUDICACIÓN)
[cite_start]El Consejo de Administración de la AGRUPACIÓN MONTEMEDINA
– PH se reserva el derecho de adjudicar el contrato al proponente que
considere idóneo, realizar adjudicaciones parciales, solicitar
aclaraciones a las propuestas o declarar desierta la presente licitación
en caso de que ninguna de las ofertas cumpla con las expectativas o
requerimientos de la copropiedad, sin que esto genere derecho a reclamo
o indemnización alguna por parte de los participantes[cite: 43, 44].
ANEXO 1: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y OPERATIVAS DE LA AGRUPACIÓN
MONTEMEDINA – PROPIEDAD HORIZONTAL
[cite_start](Dirección: Carrera 6C No. 132-77, Bogotá, D.C.)
[cite: 47, 48, 50, 51]
A. Estructura General y Unidades Privadas
[cite_start]La Agrupación Montemedina es un proyecto residencial
sometido al régimen de propiedad horizontal, el cual está conformado
estructuralmente por[cite: 52]: * [cite_start]Tres (3) torres
residenciales identificadas internamente como Torre 1, Torre 2
y Torre 3[cite: 52]. * [cite_start]Cada torre cuenta con un acceso
principal independiente conectado a las zonas comunes, áreas de
parqueaderos (Niveles 1 y 2 en cada torre) y nueve (9) pisos o
niveles habitacionales[cite: 52]. * [cite_start]La distribución
arquitectónica consta de dos (2) apartamentos por piso
(desde el piso 1° hasta el piso 9°), para un total de diecinueve
(19) apartamentos por torre[cite: 52, 53]. * [cite_start]El
conjunto cuenta con un total consolidado de cincuenta y siete
(57) apartamentos de uso residencial privado[cite: 52, 53].
B. Estacionamientos y Depósitos
- [cite_start]Parqueaderos: El conjunto cuenta con un
total de [XXXXX] parqueaderos vehiculares distribuidos
en dos (2) niveles de sótanos comunes, asignados de la siguiente
manera[cite: 52, 54]:
- [cite_start]Torre 1: [XXXXX] parqueaderos[cite:
54].
- [cite_start]Torre 2: [XXXXX] parqueaderos[cite:
54].
- [cite_start]Torre 3: [XXXXX] parqueaderos[cite:
54].
- [cite_start]Cuartos Útiles (Depósitos): La
copropiedad dispone de un total de [XXXXX] cuartos
útiles o depósitos privados, distribuidos estructuralmente de
la siguiente manera[cite: 55]:
- [cite_start]Torre 1: [XXXXX] cuartos útiles, de los
cuales [XXXXX9] se encuentran integrados físicamente al
área de parqueaderos[cite: 55].
- [cite_start]Torre 2: [XXXXX] cuartos útiles, de los
cuales [XXXXX] se encuentran integrados físicamente al
área de parqueaderos[cite: 55].
- [cite_start]Torre 3: [XXXXX] cuartos útiles, de los
cuales [XXXXX] se encuentran integrados físicamente al
área de parqueaderos[cite: 55].
C. Inventario de Bienes y Zonas Comunes
[cite_start]La administración tendrá a su cargo la preservación, aseo
y control operativo de los siguientes bienes de dominio común[cite: 5,
56]: * [cite_start]Elementos Estructurales y Fachadas:
Terreno, cimentación, cerramiento perimetral general, estructuras
portantes, losas de concreto, fachadas externas y fachadas internas
(halls de acceso y pasillos residenciales)[cite: 56]. *
[cite_start]Áreas de Circulación y Accesos: Escaleras
de emergencia internas, rampas vehiculares de acceso a sótanos, zonas de
circulación vehicular, zonas de circulación peatonal, puntos fijos,
halls de acceso a ascensores, plazoleta central, acceso peatonal y
portería principal con control de acceso[cite: 56, 57]. *
[cite_start]Zonas Verdes y de Esparcimiento: Zonas
verdes, jardinerías, altillos y azoteas comunes[cite: 56]. *
[cite_start]Áreas Sociales y Recreativas: Oficinas de
administración, dos (2) salones sociales independientes, sala de juegos,
zonas recreativas infantiles, zonas deportivas comunes y gimnasio
dotado[cite: 57].
D. Redes de Infraestructura, Servicios y Equipos Técnicos
[cite_start]El proponente seleccionado deberá coordinar el
mantenimiento especializado de los siguientes sistemas y redes
esenciales de la copropiedad[cite: 5, 58]: *
[cite_start]Sistemas de Elevación: Ascensores
instalados en las torres y sus respectivos cuartos de máquinas[cite:
56]. * [cite_start]Redes Hidrosanitarias y de Presión:
Red de distribución de agua potable, cuarto de bombas, sistemas de
bombeo y la Red Contra Incendios (RCI) con sus respectivos equipos de
presión[cite: 56, 59]. * [cite_start]Infraestructura Eléctrica y
Energética: Cuarto de subestación eléctrica del conjunto,
generador eléctrico de emergencia (planta eléctrica de respaldo), islas
de medidores de energía e islas de contadores de gas domiciliario[cite:
56]. * [cite_start]Sistemas Especiales: Redes de
telecomunicaciones (desde el punto de corte general hasta las
derivaciones privadas), luminarias de zonas comunes y sótanos, y el
sistema de seguridad física (circuito cerrado de televisión - CCTV y
alarmas)[cite: 58, 59].