7. Excel’de Temel Formüller ve Veri İşleme (Kodlamaya Giriş)

Bu anlatım ilgili excel dosyamızın zaman serisi sheet’i üzerinden yapılacaktır. Farklı bir sheete geçildiğinde aşağıda belirtilip anlatım devam edecektir.

Zaman Serisi Sheet’inde Toplam Hesaplama (SUM) ve Renklendirme

“zaman serisi” çalışma sayfasında Satış Miktarı, Toplam Gelir (TL) ve Toplam Maliyet (TL) sütunlarının toplamlarını iki farklı yöntemle hesaplayacağız. Ardından toplam satırını farklı renkle vurgulayacağız.

Adım Adım Uygulama

  1. Toplam satırını hazırlama Sheet’in en alt satırına gidin (veri şu anda row 25’da bitiyor).
  • Row 26’nin numarasına sağ tıklayın → Insert → Entire Row ile yeni bir satır ekleyin.
  1. A26 hücresine “TOPLAM” yazın
    A26 hücresine TOPLAM yazın ve Home → Font → Bold yapın.

Şimdi toplamları hesaplamak için iki yöntem kullanacağız:

Yöntem 1: AutoSum (Sigma) ile Otomatik Toplama (En Kolay Yöntem)

  1. B26 hücresine tıklayın (Satış Miktarı toplamı için).
  2. Home → Editing grubunda AutoSum butonuna (Σ simgesi) tıklayın.
  3. Excel otomatik olarak =SUM(B2:B25) formülünü yazar ve aralığı maviye boyar.
  4. Enter tuşuna basın. Toplam hesaplanır.
  5. Aynı işlemi C26 ve D26 için tekrarlayın:
  • C26 hücresine tıklayın → AutoSum → Enter
  • D26 hücresine tıklayın → AutoSum → Enter

Yöntem 2: Manuel Formül Yazarak Toplama

Bir veri seti üzerinde analiz yapabilmek veya veri temizleyebilmek için Excel formülleri en büyük yardımcıdır. Herhangi bir matematiksel işlem veya fonksiyon her zaman eşittir (=) işareti konularak başlatılır.

Formül yazılırken metinlere referans verilecekse veriler her zaman çift tırnak (" ") içerisine alınır (Örn: "erkek" ; Yeri geldiğinde göreceğiz.)

Aynı sonucu elde etmek için formülü kendiniz de yazabilirsiniz:

  • B27 hücresine: =SUM(B2:B25)
  • C27 hücresine: =SUM(C2:C25)
  • D27 hücresine: =SUM(D2:D25)

Enter’a basın.

Toplam Satırını Renklendirme

  1. A26’den D26’ye kadar tüm hücreleri seçin.
  2. Home → Font → Fill Color (boya kovası simgesi) butonuna tıklayın.
  3. İstediğiniz rengi seçin (örneğin Yellow veya Orange, Accent 2, Lighter 80%).
  4. Yazıyı daha belirgin hale getirmek için:
  • Home → Font → Bold
  • Font Size’ı 12 veya 14 yapın.

Özet Tablo

Hücre Kullanılacak Komut / Formül Açıklama
A26 TOPLAM (manuel yazılır) Etiket
B26 AutoSum veya =SUM(B2:B25) Satış Miktarı toplamı
C26 AutoSum veya =SUM(C2:C25) Toplam Gelir (TL) toplamı
D26 AutoSum veya =SUM(D2:D25) Toplam Maliyet (TL) toplamı

Pratik İpucu:

AutoSum butonu (Σ) en hızlı yöntemdir. Excel otomatik olarak üstteki tüm sayısal verileri algılar. Eğer veriniz çok uzunsa =SUM(B2:B1000) gibi büyük bir aralık da kullanabilirsiniz.

Bu işlemlerden sonra “zaman serisi” sheet’inizin en altında profesyonel ve okunaklı bir toplam satırı oluşacaktır.

Basit Matematiksel Operasyonlar

C28’gelip birinciyi C29’a gelip ikinci formülü uygulayalım.

  • Toplama ve Çıkarma: =C26+D26 veya =C26-D26.
  • Bölme: (Örn: Karlılık Oranı Bulma) =C28/C26.

C29’a gelen sonucu en yukarıda kuşak menüde yer alan % işaretine basıp yüzde haline getirip hemen yanındaki ondalık basamak kısmını tıklayarak ondalık basamakları da düzenleyebilirdik.

İstenirse yukarıdaki bilgiler ışığında bu iki hücre de renklenlendirilebilir yazı karakteri büyüyebilir.

Ek olarak bu setin yanına kar kolonu ekleyelim. Her dönemin karını bulalım.

İlk hücreye =C2-D2 yazıp Enter’a bastığımızda o dönemin karı çıkar. Sonra hücrenin sağ alt gelip mouse ile iki kez tıklıyoruz. (daha önce yukarıda anlatılmıştı.)

Bir sütun daha ekliyoruz ona da Kar % diyoruz.

ilk hücreye =E2/C2 yazıp Enter’a basıyor sonuç çıkınca yine mouse ile hücrenin sağ altına gelip iki kez tıklıyoruz. Hemen peşine % olmasını istersek kuşak menüde yer alan %’yi tıklıyor ve hemen yanındaki ondalık basamağı bir kez tıklıyoruz. Böylece hem yüzde hem de bir ondalık basamaklı sonuçları görürüz.

Son görünüm aşağıdaki gibidir. Ayarları istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

Temel Fonksiyonlar

Bu anlatım ise ögrenci sheeti kullanılarak yapılmıştır.

  • SUM: Belirtilen aralıktaki değerlerin toplamını alır. İki nokta üst üste (:) Excel’de bir aralık ifade eder.(Başka dillerde de aynı anlama gelir.) Formül: =SUM(J2:J31). BursMiktarı’nın toplamını alırız.

  • AVERAGE: Seçili aralığın (örneğin BursMiktarı’nın ortalamasını) ortalamasını hesaplar. Formül: =AVERAGE(J2:J31).

  • COUNT: Seçilen hücre aralığında kaç adet kayıt/gözlem olduğunu sayar. BursMiktarında burs alan kaç kişi burs alıyor onu öğrenmek için formül =COUNT(J2:J31) şeklinde olur. Bu sütunda dolu olan hücreler sayılmış olur. Eğer başına $ gelmiş ise lütfen hücrenin biçimini number haline getirip ondalık kısımları kaldırın. (ondalık ile ilgili bilgi yukarıda anlatılmıştı.)

  • MIN / MAX: Seçilen aralıktaki en küçük (minimum) veya en büyük (maksimum) değeri bulur. Bunun için =MIN(J2:J31) ve =MAX(J2:J31) yazıp değerleri görebiliriz.

GPA için

ortalama =AVERAGE(H2:H31) yazılır

Çıkan sonucu ondalıklarını azaltırız.(daha önce nasıl yapıldığı anlatıldı.)

Evde kalanların GPA ortalamasına bakalım. Bu bizi şartlı(koşullu) fonksiyonlara götürür.

Şartlı (Koşullu) Fonksiyonlar

Eğer veride sadece belirli bir grubun (örneğin sadece kadın öğrencilerin veya sadece yurtta kalanların) toplamını ya da ortalamasını istiyorsak şunlar kullanılır:

  • AVERAGEIF: Tek bir şarta göre ortalama alır. Sıralaması şu şekildedir: (Şartın Aranacağı Aralık, Kriter, Ortalaması Alınacak Aralık).

Genel yazım: =AVERAGEIF(Şartın Aranacağı Aralık, Kriter, Ortalaması Alınacak Aralık)

Örnek: Evde kalanların GPA ortalamsına bakalım.

=AVERAGEIF(E2:E31,1,H2:H31). Kriter yerine ilgili hücreyi de tıklayabiliriz. Burada elle yazıldı Yurt etiketinin değerini olan 1 direkt yazıldı.

Örnek: Cinsiyet sütununda “Kadın” olanların GPA ortalamasını al.

=AVERAGEIF(D2:D31,D2,H2:H31) Kriter yerine bu sefer hücre tıklandı. Elle de “Kadın” diye yazabilirdik. Mutlaka string bir durum var ise ” ” içinde yazmalıyız.

  • AVERAGEIFS: Çoklu şarta bağlı ortalama alır. Diğerinin aksine, formül uzayabileceği için ortalama alınacak yer en başa yazılır: (Ortalaması Alınacak Aralık, 1. Kriter Aralığı, 1. Kriter, 2. Kriter Aralığı, 2. Kriter).

Genel yazım: AVERAGEIFS(Ortalaması Alınacak Aralık, 1. Kriter Aralığı, 1. Kriter, 2. Kriter Aralığı, 2. Kriter)

Örnek: Yurtta kalan (1. Şart) erkek (2. Şart) öğrencilerin not ortalamasını hesapla.

=AVERAGEIFS(H2:H31,E2:E31,1,D2:D31,D28)

  • SUMIF ve SUMIFS: Ortalama mantığının tamamen aynısıyla, tek veya çok şarta dayalı toplama işlemi yapar.

Örnek: Kadınların burs miktar toplamına bakalım.

=SUMIF(D2:D31,D27,J2:J31)

Örnek: Hukuk bölümünde okuyan erkek öğrencilerin toplam ders saatine bakalım.

=SUMIFS(N2:N31,G2:G31,G26,D2:D31,D28)

Mantıksal Çıkarım Döngüleri (Logical Tests)

  • IF (Eğer): Kodlama ve analizin temel yapısıdır. “Şart buysa şunu yap, değilse bunu yap” demektir.

Örnek: GPA skoru 2.00’den küçükse “Fail (Kaldı)”, değilse “Pass (Geçti)” yazdıran döngü formülü:

En sona PASS / FAIL diye bir sütun oluşturalım. Sonra ilk hücreye aşağıdaki formülü yazalım. Sonuç geldikten sonra hücrenin sağ alt noktasına iki defa tıkladığımızda aşağıdaya kadar bu formülün sonucu gelir.

=IF(H2<2.00, "Fail", "Pass")

Karşımıza aşağıdaki gibi bir görünüm gelir.

  • ISBLANK / ISODD / ISEVEN: Veride belirli bir sorun ya da durum sorgulaması yapar (Örn: “Bu hücre boş mu?”, “Bu yaş değeri tek sayı mı?”). Mantıksal çıkarım olduğu için doğrudan True (Doğru) veya False (Yanlış) değerleri döndürür.

Önce ISBLANK’e bakalım.

Burs Miktarında boş olan hücreler var onlara bakalım.

Yeni bir sütun ekleyelim.

=ISBLANK(J2) der isek boş olan hücreler FALSE dolu olan hücreler TRUE döner. İlk hücrenin sonucunu aldıktan sonra yine hücrerin sağ alt köşeye çift tıkladığımızda aşağıya kadar sonuçlar tamamlanır.

ISODD kontrolü için Yas sütununa bakalım.

Yeni bir sütun ekleyelim.

=ISODD() der isek TEK olan hücreler TRUE, ÇİFT olan hücreler FALSE döner. İlk hücrenin sonucunu aldıktan sonra yine hücrerin sağ alt köşeye çift tıkladığımızda aşağıya kadar sonuçlar tamamlanır.

ISEVEN kontrolü için yine Yas sütununa bakalım.

Yeni bir sütun ekleyelim.

=ISEVEN() der isek ÇİFT olan hücreler TRUE, TEK olan hücreler FALSE döner. İlk hücrenin sonucunu aldıktan sonra yine hücrerin sağ alt köşeye çift tıkladığımızda aşağıya kadar sonuçlar tamamlanır.

Bu üç sütunu ekledikten sonra aşağıdaki gibi görünüm elde ederiz.

Sıralama ve Hücre İçi Düzenlemeler

Kuşak menüde aşağıdaki Sort (Sıralama) iconu tıklanır.

  • Sıralama (Sort): Data/Sort menüsünden veriler yüksekten düşüğe veya alfabetik olarak sıralanabilir. Custom Sort eklentisiyle bir değişkene göre sıralayalım. Tüm data setini GPA’ye göre sıralayalım.

Önce ilgili kısım mouse yardımı ile taranarak seçilir.

Sonra Sıralama ikonu tıklanır oradan da Custom Sort tıklanır. Karşımıza ilk anda aşağıdaki gibi gelir.

Buradan column kısmından GPA seçilir. Büyükten küçüğe sıralamak isteyelim. Order kısmından Largest to Smallest seçilir.OK butonu tıklanır.

OK butonu tıklandığında data setimiz aşağıdaki gibi GPA’ya göre büyükten küçüğe sıralanmış olur.

İstersek Custom Sort eklentisiyle önce bir değişkene (örn. Barınma Türü), daha sonra onun içerisinde başka bir değişkene (örn. Not Ortalaması) göre ikili/çoklu sıralama + ’ya tıklanarak ilave sıralama seviyesi verilir. Yani ilk olarak “Barınma” sonra “GPA” seçilir.

Tabii ilk önce yine sıralanacak alanı mouse ile tarıyoruz.

“Barınma”’yı Smallest to Largest seçtik.

“GPA” ’yı Largest to Smallest seçtik. ve OK butonunu tıkladık.

Aşağıdaki gibi bir görünüm elde ederiz.

Eski haline getirmek için data setimizi mouse ile tarayarak seçer yine Sort iconundan Custom Sort seçilir sıralama seviyesi - ile teke düşürülür ve “ID” ’ye göre tekrar sıralar isek data setimizi orijinal hale getiririz.

OK tıklandığında orijinal data setimiz karşımıza gelir.

  • Koşullu Biçimlendirme (Conditional Formatting): İstenen durumların gözle kolayca seçilebilmesi için verilerin renklendirilmesi işidir.

İlgili sütun mouse ile taranır.

Kuşak menüden Conditional Formatting) seçilir. Karşımıza gelen menü kutucuğundan Color Scales seçilir orada bize uygun olan format seçilir.

Örneğin “GPA” sütunu mouse ile tarayalım. Sonra Conditional Formatting) tıklanıp ardından Color Scales tıklansın karşımıza gelen kutucuktan en baştaki görünümü tıklayalım.

Burada menü kutucuğunda yer alan ilk görünüm seçildiğinde en iyi not en koyu yeşil görünür. Sonra renk not düştükçe sarıya ve kırmızıya dönüşür.

Aşağıda bu işlem uygulandıktan sonra ki görünüm sunulmuştur.

Metni Sütunlara Bölme (Text to Columns): Aynı hücreye yazılmış “İstanbul Üsküdar” gibi verileri “boşluk” (delimeter/space) kriterine göre parçalayıp yan yana farklı sütunlara ayırmaya yarar.

DoğumYeri kısmını iki sütuna bölelim.

Önce INSERT ile araya bir sütun ekleyelim.

Ana menüde DATA kısmı seçilir ve Text to Columns seçilir.

Bu DoğumYeri’nde il ve ilçe arada bir boşluk olacak şekilde yazılmış biz bunu boşluktan bölmek istiyoruz.

Önce ilgili sütun mouse ile taranır. ve DATA’dan Text to Columns seçilir. Karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran gelir.

Excel’de tek bir sütunda bulunan uzun metinleri (örneğin “İstanbul Beşiktaş”, “Kocaeli İzmit”) birden fazla sütuna ayırmak istediğimizde Text to Columns aracını kullanırız. Bu aracın ilk ekranı Convert Text to Columns Wizard - Step 1 of 3’tür.

Bu Ekranda Ne Görüyorsunuz?

  • Başlık: Convert Text to Columns Wizard - Step 1 of 3

  • Excel, verinizin yapısını otomatik olarak analiz etmiş ve size iki seçenek sunuyor:

1. Delimited (Seçili olan seçenek)

  • Anlamı: Veriler ayırıcı karakterler (virgül, noktalı virgül, boşluk, tab vb.) ile birbirinden ayrılmıştır.

  • Örnek: “İstanbul Beşiktaş” ifadesinde boşluk karakteri iki alanı ayırıyor.

  • Bizim durumumuzda bu seçeneği seçmeliyiz. Çünkü “DogumYeri” sütunundaki veriler boşluk ile ayrılmış şehir ve ilçe bilgilerinden oluşuyor.

2. Fixed Width

  • Anlamı: Veriler sabit genişlikte sütunlara ayrılmıştır (her alan aynı sayıda karakterden oluşur).
  • Genellikle eski raporlarda veya hizalanmış metinlerde kullanılır.
  • Bizim verimizde bu seçenek uygun değildir.

Preview (Önizleme) Bölümü

Ekranın alt kısmında seçtiğiniz verilerin nasıl ayrılacağını gösterir.
Şu anda önizlemede şu veriler görünüyor:

  • İstanbul Beşiktaş
  • Kocaeli İzmit
  • Konya Selçuklu
  • Antalya Muratpaşa
    vb.

Bu önizleme, Excel’in veriyi doğru algıladığını teyit etmemizi sağlar.

Ne Yapmalıyız?

  1. Delimited seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun (yeşil daire ile işaretli).
  2. Next > butonuna tıklayarak ikinci adıma geçin.

Not:
“DogumYeri” sütunundaki verileri “Şehir” ve “İlçe” olmak üzere iki ayrı sütuna ayırmak istediğimizde ilk adımda mutlaka Delimited seçeneğini işaretlemeliyiz. Bu, ilerleyen adımlarda boşluk karakterini ayırıcı olarak kullanmamızı sağlayacaktır.

Bu Delimeted seçili iken NEXT tıklandığında aşağıdaki gibi ikinci bir ekran gelir;

Text to Columns Wizard’in ikinci adımında (Step 2 of 3), Excel’e verilerinizi hangi karakterle ayırdığını söylüyoruz. Bu adıma “Delimiter Selection” denir.

Bu Ekranda Ne Görüyorsunuz?

  • Başlık: This screen lets you set the delimiters your data contains.
    (Bu ekran, verilerinizde bulunan ayırıcı karakterleri belirlemenize olanak tanır.)

Delimiters Bölümü (Ayırıcılar):

  • Space ✔️ (seçili) → Boşluk karakteri
  • Tab, Semicolon, Comma → Diğer yaygın ayırıcılar (bizde işaretli değil)
  • Other → Özel bir karakter varsa buradan tanımlanır.

Diğer Önemli Seçenek:

  • Treat consecutive delimiters as one ✔️ (seçili)
    → Birden fazla boşluk ardarda gelirse onları tek ayırıcı olarak kabul et. Bu, verilerdeki fazladan boşluklardan kaynaklanan sorunları önler.

  • Text qualifier: " (çift tırnak)

    → Metinler çift tırnak içinde olsa bile nasıl davranacağını belirler (bizim verimizde gerek yok).

Preview (Önizleme) Bölümü

Ekranın alt kısmında verinizin nasıl ayrılacağını canlı olarak gösterir:

  • İstanbul  |  Beşiktaş
  • Kocaeli  |  İzmit
  • Konya   |  Selçuklu
  • Antalya  |  Muratpaşa

Gördüğünüz gibi, boşluk karakteri sayesinde “Şehir” ve “İlçe” olmak üzere iki ayrı sütun oluşmuştur. Bu önizleme doğruysa işlem başarılı demektir.

Bu Adımda Ne Yapmalıyız?

  1. Space seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun (bizim verimizde doğru ayırıcı boşluktur).
  2. Treat consecutive delimiters as one seçeneğinin de işaretli olduğundan emin olun.
  3. Önizlemede verilerin düzgün ayrıldığını kontrol edin.
  4. Next > butonuna tıklayarak üçüncü adıma geçin.

Not:
“DogumYeri” sütununu şehir ve ilçe olarak iki ayrı sütuna bölmek istediğimiz için Space (boşluk) ayırıcısını seçmek zorunludur. Yanlış ayırıcı seçilirse (örneğin virgül seçilirse) veri düzgün ayrılmaz.

Next tıklandığında üçüncü ekran aşağıdaki gibi gelir.

Text to Columns Wizard’in üçüncü ve son adımında (Step 3 of 3), Excel’e ayrılacak sütunların veri tipini belirtiyoruz. Bu adım, verilerin doğru formatta (sayı, metin, tarih vb.) import edilmesini sağlar.

Bu Ekranda Ne Görüyorsunuz?

  • Başlık: This screen lets you select each column and set the Data Format.
    (Bu ekran, her sütun için veri formatını seçmenize olanak tanır.)

Column Data Format Bölümü:

  • General ✔️ (seçili) → En güvenli ve en çok kullanılan seçenek. Excel veriyi otomatik olarak en uygun şekilde yorumlar (metin, sayı veya tarih).
  • Text → Veriyi zorla metin olarak tutar (baştaki sıfırlar kaybolmaz).
  • Date → Tarih formatı seçilir (DMY, MDY, YMD vb.).
  • Do not import column (skip) → Bu sütunu hiç import etme (atla).

Destination Kutusu:

  • $K$2 → Yeni ayrılacak sütunların nereden başlayacağını gösterir.
    Excel, mevcut “DogumYeri” sütununu bozmadan, K sütunundan itibaren yeni sütunlar (Şehir ve İlçe) oluşturacaktır.

Preview (Önizleme) Bölümü

Ekranın alt kısmında verinizin son hali gösterilir: - Sol sütun: İstanbul, Kocaeli, Konya, Antalya… (Şehir) - Sağ sütun: Beşiktaş, İzmit, Selçuklu, Muratpaşa… (İlçe)

Önizleme düzgün görünüyorsa ayrım başarılı demektir.

Bu Adımda Ne Yapmalıyız?

  1. General seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun (çoğu durumda en doğru seçimdir).
  2. Preview’da sütunların düzgün ayrıldığını kontrol edin.
  3. Finish butonuna tıklayın.

Önemli Not:
“DogumYeri” sütununu Şehir ve İlçe olmak üzere iki ayrı sütuna ayırmak için son adımdaki General seçeneği yeterlidir. Finish’e tıkladıktan sonra iki ayrı sütun gözükür başlıkları kendimize göre düzeltiriz. İlk sütunda DoğumYeri kalmış ikinci sütuna İlçe ismi verilmiştir.

Son durum aşağıdaki gibidir.

  • Hücre Birleştirme (CONCATENATE): Ayrı sütunlarda olan kelimeleri birleştirir. Kelimeler yapışık olmasın diye aralarına manuel olarak boşluk karakteri (" ") eklenebilir.

Ders anlatımında Doğum Tarihinden sonraki sütunlar silinmiştir. Satır veya sütun silmek için ise seçili alanda sağ tıklayıp “Delete” demek yeterlidir.

Doğum tarihinden sonraki sütunlar silindikten sonra data setimiz aşağıdaki gibidir.

Şimdi artık Hücre Birleştirme (CONCATENATE): işlemini gerçekleştirebiliriz.

Son durumda DoğumYeri ve İlçe ayrı görülüyor bize böyle en baştan gelmiş olsaydı ve biz bunu birleştirmek ister isek yeni bir sütun oluşturulur. Örneğin DY olsun. Yazmamız gereken ilk hücredeki formül aşağıdaki gibi olmalıdır.

=CONCATENATE(K2, " ", L2)

Sonuç aldıktan sonra yine ilk hücrenin sonucundan sonra sağ alt köşe iki defa tıklanıp tüm sonuçlar aşağıya kadar iner.

Ayrıca Wrap Text tuşu, dar bir hücreye sığmayan uzun metinleri satır altına indirerek hücre içine yayılmasını (sığdırılmasını) sağlar.

Son düzenlemelerden sonra data setimiz aşağıdaki gibi olur.

Dostlar,

Bu detaylı ders notları ile ikinci hafta;verinin analiz sürecinden önceki temel mutfak aşamaları, değişken tiplerinin evrensel ölçüm sınıfları ve Excel ortamında yapılabilecek en değerli fonksiyonlar tamamlanmış olmaktadır.