Manual del Sistema FlowTeam
Equipo FlowTeam
2025-12-19
1 Introducción
1.1 ¿Qué es FlowTeam?
FlowTeam es una aplicación web para la gestión integral de proyectos, diseñada para organizaciones que ejecutan proyectos sociales, productivos, culturales, institucionales o financiados, y que requieren orden, control y transparencia en la administración de recursos.
El sistema permite planificar, ejecutar y dar seguimiento a proyectos bajo el enfoque del Marco Lógico, integrando en una sola plataforma la información técnica y financiera, como proyectos, componentes, actividades, presupuesto, gastos y reportes, con información disponible en tiempo real.
1.2 ¿Para qué tipo de organizaciones está diseñado?
FlowTeam está diseñado principalmente para:
- Organizaciones No Gubernamentales (ONG)
- Fundaciones y asociaciones civiles
- Entidades del sector público
- Gobiernos locales y descentralizados
- Programas financiados por cooperación nacional o internacional
- Consultoras que formulan y ejecutan proyectos
Es una herramienta ideal para equipos técnicos, financieros y directivos que necesitan información clara y confiable para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
1.3 Beneficios principales del sistema
El uso de FlowTeam aporta beneficios clave a nivel institucional:
- Centralización de la información del proyecto en un solo sistema
- Mayor control y trazabilidad de los recursos financieros
- Reducción de errores operativos y reprocesos
- Ahorro de tiempo en la elaboración de informes
- Información actualizada en tiempo real
- Facilita la rendición de cuentas ante financiadores y organismos de control
1.4 Enfoque de gestión bajo el Marco Lógico
FlowTeam está estructurado siguiendo el enfoque del Marco Lógico, ampliamente utilizado en proyectos sociales y públicos.
El sistema organiza la información de la siguiente manera:
Proyecto: nivel general de planificación y ejecución
Componentes: productos o resultados principales del proyecto
Actividades: acciones necesarias para cumplir los componentes
Presupuesto y gastos: asignados y ejecutados en función de actividades y componentes
Esta estructura permite mantener coherencia entre lo planificado y lo ejecutado, facilitando el seguimiento físico y financiero del proyecto.
1.5 Alcance del manual
Este manual tiene como objetivo:
- Guiar al usuario en el uso correcto de FlowTeam
- Explicar la funcionalidad de cada módulo del sistema
- Promover buenas prácticas en la gestión de proyectos
- Facilitar el control y la rendición de cuentas
El manual está dirigido a usuarios operativos, técnicos, financieros y administrativos, y no requiere conocimientos técnicos avanzados para su comprensión.
2 Acceso al Sistema
2.1 Requisitos para acceder a FlowTeam
FlowTeam es una aplicación 100% web, por lo que no requiere instalación de software adicional en los equipos de los usuarios.
Para acceder al sistema se necesita:
- Un dispositivo con conexión a internet (computador, laptop o tablet)
- Un navegador web actualizado (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox u otro equivalente)
- Un usuario y contraseña proporcionados por el administrador del sistema
Nota: Se recomienda utilizar navegadores actualizados para garantizar un correcto funcionamiento del sistema.
2.3 Inicio de sesión
Para ingresar al sistema:
- Ingrese su usuario
- Ingrese su contraseña
- Presione el botón Iniciar sesión
Si los datos son correctos, el sistema mostrará la pantalla principal (panel de control).
Importante: El acceso al sistema depende del rol y permisos asignados a cada usuario.
2.4 Recuperación de contraseña
Si el usuario olvida su contraseña, debe seguir el procedimiento definido por la organización, que puede incluir:
- Uso de la opción Recuperar contraseña (si está habilitada)
- Contactar al administrador del sistema
- Contactar al soporte técnico de FlowPro
Por razones de seguridad, las contraseñas no se recuperan directamente, sino que se restablecen.
2.5 Cierre de sesión
Para cerrar sesión correctamente:
- Haga clic en el nombre de usuario o menú superior
- Seleccione la opción Cerrar sesión
Cerrar la sesión evita accesos no autorizados, especialmente cuando se utiliza un equipo compartido.
2.6 Buenas prácticas de seguridad
Se recomienda a todos los usuarios:
- No compartir su usuario ni contraseña
- Cambiar la contraseña periódicamente
- Cerrar sesión al finalizar el trabajo
- Evitar acceder desde equipos públicos o no confiables
- Reportar cualquier actividad sospechosa al administrador del sistema
Estas prácticas ayudan a proteger la información institucional y garantizar la integridad de los datos.
3 Estructura General del Sistema
3.1 Vista general de FlowTeam
FlowTeam está diseñado para que el usuario tenga una visión clara y ordenada de la información del proyecto desde el primer ingreso al sistema.
La estructura del sistema permite:
- Navegar de forma intuitiva entre los módulos
- Acceder rápidamente a la información relevante
- Mantener coherencia entre planificación, ejecución y control
- Visualizar información actualizada en tiempo real
3.2 Menú principal
El menú principal de FlowTeam permite acceder a los diferentes módulos del sistema, de acuerdo con los permisos asignados a cada usuario.
Entre los módulos más comunes se encuentran:
- Proyectos
- Componentes
- Actividades
- Presupuesto
- Gastos
- Indicadores
- Asignación de recursos
- Recursos
- Control Programático
- Beneficiarios
- Parametrización
- Reportes y
- Seguridad
Nota: No todos los usuarios verán los mismos módulos. El acceso depende del rol asignado.
3.3 Panel de control (Dashboard)
El panel de control es la pantalla principal que se muestra al ingresar al sistema.
Desde el dashboard, el usuario puede:
- Visualizar el estado general de los proyectos
- Consultar indicadores básicos de avance
- Identificar proyectos activos, finalizados o en riesgo
El panel de control permite una visión ejecutiva del estado de la organización y facilita la toma de decisiones.
3.4 Flujo general de trabajo en FlowTeam
El flujo de trabajo en FlowTeam sigue una secuencia lógica basada en el Marco Lógico:
- Creación del proyecto
- Definición de componentes
- Registro de actividades
- Asignación de presupuesto
- Registro de gastos
- Establecimiento de Indicadores
- Seguimiento y control de actividades
- Generación de reportes
Este flujo asegura que toda la información esté correctamente vinculada y disponible para análisis y control.
3.5 Relación entre proyectos, componentes, actividades y gastos
En FlowTeam, los elementos del proyecto están relacionados de forma jerárquica:
Un proyecto contiene uno o varios componentes
Cada componente incluye varias actividades
Cada actividad puede tener uno o varios presupuestos asociados
Los gastos afectan directamente al presupuesto del proyecto
Esta estructura permite:
Trazabilidad completa de los recursos
Control financiero y presupuestario por nivel
Coherencia entre planificación y ejecución
Información confiable para informes y auditorías
4 Gestión de Usuarios y Seguridad
4.1 Conceptos básicos de seguridad
FlowTeam cuenta con un módulo de seguridad que permite controlar el acceso a la información de acuerdo con el rol y las responsabilidades de cada usuario.
El sistema se basa en los siguientes principios:
Acceso restringido por usuario
Permisos definidos por rol
Protección de la información institucional
Trazabilidad de acciones dentro del sistema
Esto garantiza que cada usuario solo pueda ver y gestionar la información que le corresponde.
4.2 Usuarios
Un usuario es la persona que accede a FlowTeam mediante un nombre de usuario y contraseña.
Cada usuario:
Tiene credenciales únicas
Está asociado a uno o varios roles
Accede únicamente a los módulos autorizados
La creación y administración de usuarios suele estar a cargo del administrador del sistema.
4.3 Grupos
Los grupos permiten organizar a los usuarios según áreas, proyectos o funciones dentro de la organización.
Ejemplos de grupos:
Área financiera
Equipo técnico
Coordinadores de proyectos
Dirección o gerencia
El uso de grupos facilita la asignación de permisos y la administración del sistema.
Nota: Los usuarios y niveles de usuarios, va a depender del cliente.
4.4 Roles y permisos
Los roles definen qué acciones puede realizar un usuario dentro de FlowTeam.
Algunos ejemplos de permisos asociados a un rol son:
Crear, editar o eliminar proyectos
Registrar gastos
Consultar información financiera
Generar reportes
Administrar usuarios
Un usuario puede tener uno o varios roles, según sus responsabilidades dentro de la organización.
Importante: La correcta asignación de roles es clave para mantener la seguridad y el orden de la información.
4.5 Buenas prácticas de control de accesos
Para un uso seguro y ordenado de FlowTeam, se recomienda:
Asignar roles según funciones reales del usuario
Evitar otorgar permisos innecesarios
Revisar periódicamente los usuarios activos
Desactivar usuarios que ya no forman parte de la organización
Mantener actualizado el registro de accesos
Estas prácticas ayudan a proteger la información y garantizar un uso responsable del sistema.
4.6 Responsabilidad institucional
El uso adecuado de los usuarios, roles y permisos es responsabilidad de la organización.
FlowTeam proporciona las herramientas necesarias para el control de accesos, pero es importante que la institución:
Defina claramente los roles internos
Establezca políticas de uso del sistema
Capacite a los usuarios en buenas prácticas de seguridad
5 Gestión de Proyectos
5.1 Concepto de proyecto en FlowTeam
En FlowTeam, un proyecto representa la unidad principal de planificación y ejecución.
Un proyecto agrupa toda la información técnica y financiera necesaria para su gestión, incluyendo:
Componentes
Actividades
Presupuesto
Gastos
Indicadores
Recursos
Benenficiarios
Reportes
La correcta creación del proyecto es fundamental, ya que de él dependen todos los registros posteriores.
5.2 Crear un nuevo proyecto
Para crear un nuevo proyecto, el usuario debe contar con los permisos correspondientes.
Pasos generales:
Ingresar al módulo Proyectos
Seleccionar la opción Nuevo proyecto
Completar la información solicitada
Guardar el registro
Una vez creado, el proyecto estará disponible para la creación de componentes y actividades.
5.3 Campos principales del proyecto
Al crear o editar un proyecto, FlowTeam solicita información clave, que puede incluir:
Nombre del proyecto
Descripción general
Fecha de inicio
Fecha de finalización planificada
Estado del proyecto
Responsable o gerente del proyecto
Nota:Algunos campos pueden variar según la parametrización realizada para cada organización.
5.4 Estados del proyecto
Los proyectos en FlowTeam pueden tener diferentes estados, que permiten identificar su situación actual.
Ejemplos de estados comunes:
Planificado
Activo
Completado
En Riesgo
Atrazado
Cancelado
El estado del proyecto facilita el seguimiento y la generación de reportes. El estado por Default es Planificado
5.5 Edición de proyectos
Los proyectos pueden ser editados mientras estén activos, siempre que el usuario tenga los permisos necesarios.
Es posible actualizar:
Información general
Fechas de planificación
Responsable del proyecto
Estado
Observaciones o comentarios
Se recomienda revisar cuidadosamente la información antes de guardar los cambios.
5.6 Eliminación o cierre de proyectos
Dependiendo de la configuración del sistema, un proyecto puede:
Ser cerrado, cuando ha finalizado su ejecución
Ser eliminado, en casos excepcionales (por ejemplo, proyectos creados por error)
Importante: El cierre de un proyecto es preferible a su eliminación, ya que conserva la trazabilidad y los registros históricos.
5.7 Buenas prácticas en la gestión de proyectos
Para una correcta gestión de proyectos en FlowTeam se recomienda:
Definir claramente el alcance del proyecto desde el inicio
Registrar fechas de planificación realistas
Mantener actualizado el estado del proyecto
Revisar periódicamente el presupuesto y los gastos
Utilizar los reportes para el seguimiento
6 Gestión de Componentes
6.1 ¿Qué es un componente?
En FlowTeam, un componente representa un resultado, producto o línea de acción del proyecto, de acuerdo con la estructura del Marco Lógico.
Los componentes permiten dividir el proyecto en partes manejables y facilitan el seguimiento técnico y financiero de la ejecución.
Cada componente forma parte de un proyecto y puede tener asociado:
Actividades específicas
Presupuesto asignado
Gastos vinculados
Indicadores de avance
6.2 Relación entre proyecto y componentes
Un proyecto puede tener uno o varios componentes, según su alcance y complejidad.
La relación funciona de la siguiente manera:
El proyecto agrupa todos los componentes
Cada componente contribuye al cumplimiento del objetivo del proyecto
El presupuesto del proyecto se distribuye entre los componentes
Esta estructura permite analizar la ejecución por resultados y no solo a nivel global.
6.3 Crear componentes
Para crear un componente, el usuario debe:
Seleccionar el proyecto correspondiente
Ingresar al módulo Componentes
Completar la información solicitada
Guardar el registro
Una vez creado, el componente estará disponible para la asignación de actividades y presupuesto.
6.4 Asignación de presupuesto a componentes
Cada componente puede tener un presupuesto asignado, que representa los recursos destinados a su ejecución.
El presupuesto del componente:
Debe ser coherente con el presupuesto total del proyecto
Se utiliza como referencia para el control financiero
Se va ejecutando conforme se registran gastos
No se ingresa desde este módulo. Viene desde el módulo de actividades
FlowTeam permite visualizar el presupuesto asignado, ejecutado y disponible por componente.
6.5 Seguimiento de ejecución por componente
El sistema permite dar seguimiento al avance de cada componente, considerando:
Actividades registradas
Gastos ejecutados
Porcentaje de avance
Estado del componente
Este seguimiento facilita la identificación temprana de retrasos o desviaciones presupuestarias.
6.6 Edición y actualización de componentes
Los componentes pueden ser editados mientras el proyecto esté activo.
Es posible actualizar:
Nombre o descripción del componente
Estado del componente
Observaciones o comentarios
Fechas iniciales y finales planificadas
Se recomienda realizar ajustes solo cuando sea necesario y mantener un registro claro de los cambios.
6.7 Buenas prácticas en componentes
Para un uso adecuado de los componentes en FlowTeam, se recomienda:
Definir componentes claros y medibles
Verificar que el presupuesto sea realista
Mantener coherencia con el Marco Lógico
Revisar periódicamente la ejecución financiera
Utilizar reportes para evaluar el desempeño de cada componente
7 7. Gestión de Actividades
7.1 ¿Qué es una actividad?
En FlowTeam, una actividad es una acción específica que se ejecuta para cumplir un componente del proyecto.
Las actividades representan el nivel operativo del proyecto y permiten dar seguimiento detallado a la ejecución en términos de tiempo, responsables y recursos.
Cada actividad está asociada a:
Un proyecto
Un componente
Un responsable
Fechas de ejecución
Presupuestos relacionados
Gastos relacionados
Indicadores
7.2 Relación entre componentes y actividades
Las actividades están directamente vinculadas a los componentes del proyecto.
La relación funciona de la siguiente manera:
Un componente puede tener varias actividades
Cada actividad contribuye al cumplimiento del componente
Los presupuestos y gastos se registran a nivel de actividad
Esta relación permite un control detallado y una trazabilidad completa de la ejecución.
7.3 Crear actividades
Para crear una actividad, el usuario debe:
Ingresar al módulo Actividades
Seleccionar el proyecto y el componente correspondiente
Completar la información solicitada
Guardar el registro
Una vez creada, la actividad queda disponible para el registro de presupuestos, gastos y seguimiento.
7.4 Asignación de responsables
Cada actividad debe tener asignado un responsable, quien se encarga de su ejecución y seguimiento.
El responsable puede ser:
- Un usuario del sistema
Asignar responsables claros facilita el control y la rendición de cuentas.
7.5 Fechas planificadas vs reales
FlowTeam permite registrar:
Fechas planificadas: definidas al inicio de la actividad
Fechas reales: registradas conforme avanza la ejecución
Esta información permite:
Identificar retrasos
Analizar el cumplimiento del cronograma
Generar reportes de avance
7.6 Estados de las actividades
Las actividades pueden tener distintos estados, que reflejan su situación actual.
Ejemplos de estados comunes:
Pendiente
Terminado
En Proceso
Otro
El estado de la actividad ayuda a visualizar el avance del proyecto.
7.7 Seguimiento y control de actividades
FlowTeam permite realizar seguimiento de las actividades mediante:
Revisión de fechas
Control de gastos asociados
Indicadores básicos de avance
Este seguimiento es clave para una gestión eficiente del proyecto.
7.8 Buenas prácticas en actividades
Para una correcta gestión de actividades se recomienda:
Definir actividades claras y medibles
Asignar responsables desde el inicio
Registrar gastos oportunamente
Actualizar estados y fechas reales
Utilizar los reportes para seguimiento
8 Gestión de Presupuesto
8.1 Estructura presupuestaria en FlowTeam
En FlowTeam, el presupuesto se gestiona de forma estructurada y jerárquica, siguiendo la lógica del Marco Lógico.
El sistema maneja el presupuesto en los siguientes niveles:
Actividad
Componente
Proyecto
Esta estructura permite un control claro y una trazabilidad completa del uso de los recursos.
8.2 Relación entre actividades y presupuesto
Para la elaboración del presupuesto en FlowTeam es obligatorio que exista previamente la actividad.
Esto garantiza que:
Todo presupuesto esté vinculado a una actividad específica
No existan presupuestos sin respaldo operativo
Se mantenga coherencia entre planificación y ejecución
Importante: No es posible registrar presupuesto sin una actividad asociada.
8.3 Registro del presupuesto por actividad
El presupuesto se registra actividad por actividad.
Al momento de grabar un presupuesto:
Se registra el monto correspondiente a la actividad
El sistema suma automáticamente los presupuestos de la actividad
El valor se refleja en el componente correspondiente
El total se acumula en el proyecto
Este proceso se realiza de forma automática y en tiempo real.
8.4 Actualización en cascada del presupuesto
FlowTeam actualiza el presupuesto de manera automática y en cascada, siguiendo esta lógica:
El presupuesto se registra en la actividad
Se acumula en el componente
Se consolida en el proyecto
De esta forma, cualquier cambio realizado a nivel de actividad se refleja inmediatamente en los niveles superiores.
Esta funcionalidad evita errores de cálculo y mantiene información consistente en todo el sistema.
8.5 Presupuesto asignado, ejecutado y disponible
FlowTeam permite visualizar el presupuesto en tres estados clave:
Presupuesto asignado: monto planificado
Presupuesto ejecutado: monto registrado mediante gastos
resupuesto disponible: diferencia entre asignado y ejecutado
Estos valores pueden consultarse por actividad, componente y proyecto.
8.6 Reglas de control presupuestario
El sistema permite aplicar reglas de control, como:
Evitar que el presupuesto ejecutado supere el asignado
Validar coherencia entre actividades y componentes
Alertar sobre posibles desviaciones
Estas reglas ayudan a mantener disciplina financiera y prevenir inconsistencias.
8.7 Seguimiento presupuestario
El seguimiento del presupuesto se realiza mediante:
Revisión periódica de montos asignados y ejecutados
Comparación entre planificación y ejecución
dentificación de actividades o componentes con sobre ejecución
FlowTeam facilita este seguimiento con información clara y consolidada.
8.8 Buenas prácticas en la gestión de presupuesto
Para un uso adecuado del presupuesto en FlowTeam se recomienda:
Definir primero las actividades antes de registrar presupuesto
Asignar montos realistas por actividad
Revisar periódicamente la ejecución
Registrar gastos oportunamente
Utilizar los reportes para validación financiera
9 Gestión de Gastos
9.1 Concepto de gasto en FlowTeam
Concepto de gasto en FlowTeam
En FlowTeam, un gasto representa la ejecución real de los recursos financieros del proyecto.
Cada gasto refleja el uso efectivo del presupuesto y constituye la base para el control financiero, la rendición de cuentas y la trazabilidad institucional.
9.2 Relación entre presupuesto y gastos
En FlowTeam, todo gasto debe estar vinculado a una partida presupuestaria de una actividad específica.
Esto significa que:
No existen gastos sin presupuesto
Todo gasto tiene un origen claro y verificable
El gasto siempre está asociado a una actividad
Esta relación garantiza coherencia entre planificación y ejecución.
Importante: No es posible registrar gastos sin un presupuesto previamente definido.
9.3 Registro de gastos
Para registrar un gasto, el usuario debe:
Ingresar al módulo Gastos
Seleccionar el proyecto, componente y actividad correspondiente
Seleccionar la partida presupuestaria asociada
Registrar el monto del gasto
Guardar el registro
Cada gasto queda automáticamente enlazado al presupuesto de la actividad.
9.4 Trazabilidad del gasto
Gracias a la vinculación directa entre gasto y presupuesto, FlowTeam permite una trazabilidad completa, lo que facilita:
Identificar a qué actividad corresponde el gasto
Conocer el componente y proyecto asociado
Ver el impacto del gasto en el presupuesto
Esta trazabilidad es clave para auditorías y procesos de control.
9.5 Actualización en cascada del gasto
Al momento de registrar un gasto, FlowTeam actualiza automáticamente la información de manera en cascada:
El gasto se descuenta del presupuesto de la actividad
Se refleja en el presupuesto ejecutado del componente
Se consolida en el presupuesto ejecutado del proyecto
Esta actualización se realiza en tiempo real, sin necesidad de cálculos manuales.
9.6 Presupuesto ejecutado y disponible
Con cada gasto registrado, FlowTeam actualiza:
El presupuesto ejecutado
El presupuesto disponible
Esta información puede consultarse en cualquier momento a nivel de actividad, componente o proyecto.
9.7 Respaldo documental del gasto
FlowTeam permite asociar documentos de respaldo a cada gasto, como:
Facturas
Comprobantes de pago
Contratos
Otros documentos relevantes
El respaldo documental fortalece la transparencia y facilita procesos de revisión y auditoría.
9.8 Edición y validación de gastos
Los gastos pueden ser editados o validados según los permisos asignados al usuario.
Se recomienda:
Revisar cuidadosamente la información antes de guardar
Validar gastos críticos
Evitar modificaciones una vez aprobados
9.9 Buenas prácticas en la gestión de gastos
Para una gestión adecuada de gastos en FlowTeam se recomienda:
Registrar los gastos de forma oportuna
Verificar que el gasto corresponda a la actividad correcta
Adjuntar siempre respaldo documental
Revisar periódicamente el presupuesto disponible
Utilizar reportes para control financiero
10 Gestión de Indicadores
10.1 Concepto de indicador en FlowTeam
En FlowTeam, un indicador es una medida que permite evaluar el avance, cumplimiento y desempeño de los componentes y actividades del proyecto.
Los indicadores facilitan el seguimiento técnico y permiten medir si los resultados planificados están siendo alcanzados conforme a lo establecido en el Marco Lógico.
10.2 Niveles de registro de indicadores
FlowTeam permite registrar indicadores en dos niveles:
Indicadores por componente
Indicadores por actividad
Esto permite evaluar tanto los resultados generales del proyecto como el desempeño operativo de las actividades específicas.
10.3 Relación entre indicadores, componentes y actividades
Los indicadores están directamente relacionados con la estructura del proyecto:
Los indicadores de componente miden el logro de resultados
Los indicadores de actividad miden la ejecución de acciones
Cada indicador debe estar vinculado a un componente o actividad específica, garantizando coherencia y trazabilidad.
10.4 Registro de indicadores
Para registrar un indicador, el usuario debe:
Ingresar al módulo Indicadores
Seleccionar el proyecto correspondiente
Seleccionar el componente o actividad
Registrar la información del indicador
Guardar el registro
Cada indicador queda asociado al nivel seleccionado (componente o actividad).
10.5 Ficha técnica del indicador
El registro de indicadores en FlowTeam se realiza mediante una ficha técnica, que contiene la información necesaria para su correcta medición y seguimiento.
La ficha técnica del indicador incluye, entre otros, los siguientes campos:
Nombre del indicador
Descripción del indicador
Tipo de indicador (resultado, proceso)
Unidad de medida
Línea base
Meta
Medición Actual
Esta información permite un seguimiento ordenado y consistente del indicador.
10.6 Seguimiento de indicadores
FlowTeam permite realizar seguimiento a los indicadores mediante:
Registro de avances
Comparación entre línea base, avance y meta
Observaciones periódicas
Visualización del estado del indicador
El seguimiento puede realizarse de forma continua durante la ejecución del proyecto.
10.7 Indicadores y toma de decisiones
Los indicadores registrados en FlowTeam facilitan:
Identificar avances y retrasos
Evaluar el desempeño de componentes y actividades
Sustentar decisiones técnicas y administrativas
Generar información para informes y evaluaciones
Esto fortalece la gestión basada en resultados.
10.8 Buenas prácticas en la gestión de indicadores
Para una correcta gestión de indicadores se recomienda:
Definir indicadores claros y medibles
Completar correctamente la ficha técnica
Registrar avances de forma periódica
Verificar la fuente de información
Utilizar los indicadores para análisis y mejora continua
11 Asignación de Recursos
11.1 Concepto de recurso en FlowTeam
En FlowTeam, un recurso representa todo elemento necesario para la ejecución de un proyecto que no forma parte directa del presupuesto financiero, pero que influye de manera significativa en el cumplimiento de los objetivos.
Los recursos permiten identificar y valorar aportes que apoyan la ejecución del proyecto, aunque no generen un gasto directo.
11.2 Relación entre recursos, proyectos y actividades
Los recursos están relacionados con la estructura del proyecto de la siguiente manera:
Los proyectos requieren recursos para alcanzar sus objetivos
Los componentes agrupan recursos necesarios para resultados específicos
Las actividades utilizan recursos concretos para su ejecución
La asignación de recursos se realiza principalmente a nivel de actividad, permitiendo un control detallado.
11.3 Recursos fuera del presupuesto
FlowTeam reconoce que existen actividades necesarias para el proyecto que no cuentan con presupuesto asignado, pero que igualmente requieren recursos para ejecutarse.
Ejemplos de estos recursos pueden incluir:
Tiempo del personal institucional
Uso de infraestructura propia
Equipos o herramientas existentes
Apoyo comunitario o voluntariado
Aportes en especie
Estos recursos no generan un gasto financiero, pero tienen un valor real para el proyecto.
11.4 Valoración de recursos
El módulo de asignación de recursos permite valorar los recursos utilizados en actividades sin presupuesto.
La valoración permite:
Reconocer el aporte real al proyecto
Medir el esfuerzo institucional o comunitario
Reflejar el costo real de ejecución
Esta información es especialmente útil para informes y evaluaciones.
11.5 Registro de recursos
Para registrar un recurso, el usuario debe:
Ingresar al módulo Asignación de Recursos
Seleccionar el proyecto, componente y actividad
Describir el recurso utilizado
Registrar su tipo y valoración
Guardar el registro
Cada recurso queda vinculado a la actividad correspondiente.
11.6 Seguimiento de recursos
FlowTeam permite realizar seguimiento de los recursos asignados, considerando:
Tipo de recurso
Actividad asociada
Valor estimado
Observaciones
Este seguimiento permite visualizar el esfuerzo total requerido para la ejecución del proyecto.
11.7 Recursos y evaluación del proyecto
La información registrada en el módulo de recursos contribuye a:
Evaluar la eficiencia del proyecto
Analizar el uso de recursos no financieros
Sustentar informes a financiadores
Fortalecer la planificación futura
11.8 Buenas prácticas en la asignación de recursos
Para una correcta gestión de recursos se recomienda:
Registrar todos los recursos utilizados, aunque no tengan presupuesto
Valorar los recursos de forma realista
Mantener coherencia con las actividades
Actualizar la información de forma periódica
Utilizar los reportes para análisis institucional
12 Control Programático
12.1 Concepto de control programático
El control programático en FlowTeam es una herramienta que permite analizar el cumplimiento de la planificación en términos de tiempo, comparando las fechas planificadas con las fechas reales de ejecución de las actividades.
Este módulo consolida la información registrada en los proyectos y la presenta en forma de una matriz de resultados, facilitando el seguimiento y la toma de decisiones.
12.2 Matriz de control programático
FlowTeam presenta el control programático mediante una grilla o matriz, donde se visualiza la información clave de las actividades del proyecto.
La matriz incluye, entre otros, los siguientes elementos:
Actividad
Fecha de inicio planificada
Fecha de fin planificada
Fecha de inicio real
Fecha de fin real
Días planificados
Días ejecutados
Estado de cumplimiento
Responsable
Esta visualización permite identificar rápidamente el desempeño temporal del proyecto.
12.3 Análisis de fechas planificadas y reales
El control programático permite comparar:
Fechas planificadas vs fechas reales
Tiempo estimado vs tiempo ejecutado
Retrasos o adelantos en la ejecución
Este análisis facilita la detección de desviaciones y problemas en la programación de actividades.
12.4 Análisis del cumplimiento de actividades
A partir de la información registrada, FlowTeam calcula el cumplimiento programático de las actividades, permitiendo:
Identificar actividades cumplidas en plazo
Detectar actividades con retrasos
Analizar causas de incumplimiento
Evaluar el impacto en el proyecto
Este análisis es fundamental para la gestión por resultados.
12.5 Edición y corrección de fechas
El módulo de control programático permite editar y corregir fechas, según los permisos asignados al usuario.
Es posible:
Ajustar fechas planificadas
Registrar o corregir fechas reales
Actualizar información ante cambios en la ejecución
Estas modificaciones permiten mantener información actualizada y reflejar la realidad del proyecto.
12.6 Uso del control programático para la gestión
El control programático en FlowTeam es una herramienta clave para:
Seguimiento continuo de la ejecución
Identificación temprana de retrasos
Reprogramación de actividades
Sustento técnico para informes
Este módulo transforma los datos ingresados en información útil para la gestión.
12.7 Control programático y toma de decisiones
La información generada por el control programático permite a los equipos:
Tomar decisiones oportunas
Priorizar actividades críticas
Ajustar la planificación
Mejorar la ejecución futura
Esto fortalece la gestión institucional y la eficiencia del proyecto.
12.8 Buenas prácticas en el control programático
Para un uso adecuado del control programático se recomienda:
Registrar fechas reales de forma oportuna
Revisar periódicamente la matriz
Analizar causas de retrasos
Documentar ajustes en la planificación
Utilizar la información para mejora continua