0. FICHA TÉCNICA

Elemento Descripción
Nombre del Documento Guía Institucional para la Maduración de Requerimientos Técnicos
Código Interno TGI-GUIA-REQ-001
Versión 0.0
Fecha de Emisión 2025-05-12
Área Responsable Dirección Técnica
Dependencias Involucradas Gerencia de Operación y Mantenimiento (O&M)
Gerencia de Aseguramiento
Subgerencia de Planificación, Estructuración y Control de Costos y Presupuesto
Aprobado por [Nombre del responsable institucional de aprobación]
Periodicidad de Revisión Bienal (cada 2 años) o cuando se presenten cambios normativos o estructurales relevantes
Estado del Documento En validación
Ubicación de la Versión Oficial Repositorio Documental Corporativo (SGD, SharePoint, u otro sistema autorizado)
Historial de Cambios Versión 0.0 – Primera emisión de la guía para comentarios por parte de los interesados
Palabras clave Requerimientos técnicos, ingeniería de requerimientos, trazabilidad, procesos técnicos, TGI

1. PROPÓSITO

Establecer un marco metodológico institucional para la identificación, maduración, formalización y trazabilidad de requerimientos técnicos, apoyado en principios de la Ingeniería de Requerimientos, que garantice la coherencia, verificabilidad y completitud de los insumos técnicos que dan origen a procesos contractuales, de inversión o mantenimiento.

El uso sistemático y sistematizado de esta guía garantizará que las decisiones técnicas de TGI estén soportadas en requerimientos bien definidos, verificables, viables y alineados con las necesidades reales del negocio y la operación.

2. RESULTADOS ESPERADOS

3. PRINCIPIOS RECTORES

  1. Orientación a necesidades reales: Todo requerimiento debe responder a una necesidad operacional, funcional o normativa claramente identificada.

  2. Claridad y verificabilidad: Los requerimientos deben estar formulados de manera no ambigua, medible y sujeta a verificación.

  3. Trazabilidad: Cada requerimiento debe poder vincularse con sus fuentes (legales, normativas, técnicas, operativas) y mantenerse trazable a lo largo del ciclo de vida del proyecto o contrato.

  4. Sistematización: El proceso de gestión de requerimientos debe apoyarse en herramientas digitales que aseguren orden, acceso, actualización y trazabilidad.

4. ALCANCE

Esta guía aplica a todos los requerimientos técnicos provenientes de las Gerencias bajo la Dirección Técnica, en especial aquellos relacionados con mantenimiento, adecuación, rehabilitación o nuevas intervenciones sobre activos operacionales, incluyendo estaciones, facilidades, derechos de vía y demás infraestructuras propias de TGI.

5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE MADURACIÓN

4.1 Macroprocesos

  1. Identificación de Necesidades

  2. Formulación de Requerimientos

  3. Clasificación y Validación Preliminar

  4. Priorización y Evaluación de Viabilidad

  5. Estructuración de Especificaciones Técnicas y Presupuestales

  6. Verificación y Validación Final

  7. Implantación en Contratos / Proyectos

  8. Seguimiento, Trazabilidad y Retroalimentación

4.2 Microprocesos y Roles

Fase Microproceso Área Técnica (O&M) Gerencia de Aseguramiento Subgerencia de Presupuesto
1. Identificación Detección de necesidad Identifica y documenta — —
Registro inicial Registra necesidad en formato estándar Apoya si hay ambigüedad —
Priorización preliminar Evalúa urgencia e impacto operacional Sugiere revisión —
2. Análisis Reunión de entendimiento Explica contexto Lidera análisis estructurado —
Redacción técnica Proporciona insumos técnicos Redacta y clasifica requerimiento —
Categorización del requerimiento — Clasifica (funcional, normativo, etc.) —
3. Validación Validación de requerimiento Revisa y aprueba Aplica lista de chequeo técnica —
Identificación de restricciones Sugiere según experiencia Verifica normativas, estándares —
Consolidación y archivo — Cierra versión oficial —
4. Evaluación de viabilidad Estimación preliminar Entrega cantidades de obra Verifica consistencia Calcula y estructura ítem
Unidad de medida y codificación — — Define estructura del ítem
Evaluación presupuestal — Informa prioridad técnica Verifica disponibilidad
5. Cierre Definición del canal de ejecución Sugiere (cuadrilla, contrato) Evalúa alineación técnica Confirma sostenibilidad presupuestal
Preparación de documentación final Aporta planos/anexos Consolida documento técnico Anexa ítem presupuestal

6. ROLES Y RESPONSABILIDADES

6.1 Gerencia de O&M (Área Técnica / Usuaria)

  • Detectar, justificar y documentar necesidades de intervención.
  • Participar activamente en las reuniones de análisis de requerimientos.
  • Validar que el requerimiento responde adecuadamente a la necesidad.
  • Proveer insumos técnicos: planos, fotos, condiciones de operación, riesgos.

6.2 Gerencia de Aseguramiento

  • Liderar la estructuración técnica del requerimiento bajo criterios de IR.
  • Verificar completitud, coherencia y cumplimiento normativo.
  • Clasificar los requerimientos y aplicar validaciones cruzadas.
  • Consolidar y archivar los requerimientos en el repositorio institucional.

6.3 Subgerencia de Presupuesto

  • Evaluar y estructurar la viabilidad económica de los requerimientos.
  • Asignar unidades de medida, codificación y valor de referencia.
  • Verificar la disponibilidad presupuestal y determinar sostenibilidad financiera.
  • Articular el requerimiento con el presupuesto general y planes anuales de inversión.

7. FORMATOS Y HERRAMIENTAS

8. CONSIDERACIONES FINALES

Este documento se debe aplicar en todo proceso de maduración técnica, incluyendo contrataciones nuevas, modificaciones contractuales, mantenimiento correctivo o intervenciones menores. Se recomienda su revisión y actualización anual por parte de la Gerencia de Aseguramiento.

9. LLAMADO A LA ACCIÓN E INICIO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN

La formalización de esta guía constituye un paso fundamental para elevar el nivel de madurez de los procesos técnicos de TGI. Para lograr una implementación efectiva y sostenible, se hace un llamado a las Gerencias involucradas a:

  1. Adoptar y apropiar la metodología de maduración de requerimientos, aplicando los principios definidos y los roles establecidos en esta guía.

  2. Designar líderes de implantación por cada Gerencia, quienes actuarán como enlaces técnicos y serán responsables de pilotear los primeros procesos utilizando la metodología.

  3. Desarrollar o adaptar una herramienta informática específica (o integrar funcionalidades a sistemas existentes) que permita:

    • El registro estructurado de requerimientos.
    • La trazabilidad de los mismos desde su origen hasta la ejecución.
    • La gestión de versiones y validaciones.
    • La vinculación con ítems presupuestales y contratos activos.

  4. Establecer una fase piloto de implementación en un grupo de proyectos representativos, con evaluación de resultados y ajustes necesarios.

  5. Capacitar al personal involucrado, asegurando que las áreas técnicas, de aseguramiento y de presupuesto comprendan su rol y usen de manera efectiva los instrumentos definidos.

  6. Consolidar un repositorio institucional de requerimientos estructurados, que facilite futuras reutilizaciones, análisis de cobertura, y construcción de lecciones aprendidas.

La gestión de requerimientos no debe ser solo un ejercicio previo a la contratación, sino una práctica continua durante la operación, ejecución y seguimiento técnico de los proyectos.

10. CONSIDERACIONES FINALES

11. REFERENCIAS