Tribunal: Tribunal Administrativo de Bolívar
Número de Proceso: 13001233300020160072100
Parte Demandante: INGENIERÍA Y PROYECTOS DE COLOMBIA - INPRELCO S.A.S.
Parte Demandada: REFINERÍA DE CARTAGENA S.A. - REFICAR S.A.
Objeto del Litigio: Controversia contractual relacionada con el Contrato No. MA-0023038 para la “ingeniería de detalle, compras, obras y puesta en servicio de los tableros eléctricos incluidos en la actualización de la subestación eléctrica desmineralizadora de la Refinería de Cartagena S.A.”.
Celebración del contrato: El contrato No. MA-0023038 fue suscrito entre INPRELCO S.A.S. y ECOPETROL S.A., actuando esta última como mandatario de REFICAR S.A.
Incumplimientos alegados: INPRELCO S.A.S. alega que REFICAR S.A. incumplió con sus obligaciones contractuales, lo que derivó en sobrecostos y perjuicios económicos.
Retrasos y afectaciones: La ejecución del contrato se vio afectada por múltiples factores, incluyendo:
Perjuicios económicos: La parte demandante cuantifica sus pérdidas en $1.047.882.946 COP, correspondientes a costos directos y administrativos, además de los intereses corrientes y moratorios.
Declaración de responsabilidad: Que se declare que REFICAR S.A. es responsable por los incumplimientos contractuales que generaron perjuicios a INPRELCO S.A.S.
Condena al pago de perjuicios: REFICAR S.A. debe pagar a INPRELCO S.A.S. la suma de $1.047.882.946 COP, discriminada en:
Pago de costas procesales: Que la demandada asuma todas las costas y agencias en derecho del proceso.
Reconocimiento de sobrecostos: Que se reconozca el detrimento patrimonial sufrido por INPRELCO S.A.S. en la ejecución del contrato.
Indemnización según peritaje: Que REFICAR S.A. pague los sobrecostos determinados por peritos designados en el proceso.
Intereses legales y moratorios: Que se apliquen los intereses máximos legales hasta la fecha de pago efectivo.
Costas y gastos procesales: Que REFICAR S.A. asuma la totalidad de los costos del proceso judicial.
Valor total de la pretensión: $1.047.882.946 COP
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| Iniciar Análisis Pericial |
+-----------------------------------------+
|
v
+-----------------------------------------+
| Verificar Disponibilidad de Evidencia |
| (Contabilidad, DPS, Propuesta INPRELCO, |
| Actas, Informes, Contrato) |
| Acción: Si falta evidencia, solicitarla |
| formalmente a las partes. |
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|
v
+-----------------------------------------+
| Clasificar Riesgos y Revisar Contrato |
| Pregunta: ¿Los eventos (retrasos, paros,|
| explosión) son fuerza mayor según |
| jurisprudencia (imprevisibles, |
| irresistibles, ajenos)? |
| Acción: Revisar cláusulas de fuerza |
| mayor y riesgos en el contrato. |
+-----------------------------------------+
|
v
+-----------------------------------------+ (Evaluación paralela cuando sea posible)
| 1. Analizar Costos Laborales |
| Pregunta: ¿Con base en contabilidad, |
| DPS y propuesta, hay sobrecostos |
| laborales >5% o valor contractual |
| significativo? |
| Nota: Evaluar relación con retrasos en |
| permisos o paros/USO. |
+-----------------------------------------+
| |
Sí No
v v
+-------------------+ +-------------------+
| Cuantificar | | Documentar |
| sobrecostos y | | inexistencia de |
| período | | diferencias |
+-------------------+ +-------------------+
|
+-------------------------------------------+
| 2. Analizar Costos en Maquinaria |
| Pregunta: ¿Hay sobrecostos en maquinaria. |
| >5% o valor contractual significativo |
| debido a demoras? |
| Nota: Revisar relación con autorizaciones |
| o explosión. |
+-------------------------------------------+
| |
Sí No
v v
+-------------------+ +-------------------+
| Cuantificar | | Documentar |
| sobrecostos y | | inexistencia de |
| período | | diferencias |
+-------------------+ +-------------------+
|
+-----------------------------------------+
| 3. Evaluar Retrasos en Autorizaciones |
| Pregunta: ¿Hubo retrasos en permisos |
| >5 días laborables o plazo contractual? |
| Nota: Evaluar deber de mitigación de la |
| mandataria y posibilidad de suspensión. |
+-----------------------------------------+
| |
Sí No
v v
+-------------------+ +-------------------+
| Cuantificar | | Documentar |
| impacto en tiempos| | cumplimiento de |
| y costos | | plazos |
+-------------------+ +-------------------+
|
v
+-----------------------------------------+
| 4. Evaluar Retrasos por Paros/USO |
| Pregunta: ¿Hubo retrasos por paros o |
| reuniones de la USO >3 días laborables? |
| Nota: Evaluar si el contratista mitigó |
| (ej. desmovilización). |
+-----------------------------------------+
| |
Sí No
v v
+-------------------+ +---------------------+
| Cuantificar | | Documentar |
| impacto en tiempos| | inexistencia de |
| y costos | | retrasos relevantes |
+-------------------+ +---------------------+
|
v
+-----------------------------------------+
| 5. Evaluar Impacto de la Explosión |
| Pregunta: ¿La explosión del 20/08/2013 |
| generó retrasos >10 días o costos |
| >valor contractual significativo? |
| Nota: Revisar si fue fuerza mayor y |
| medidas de mitigación. |
+-----------------------------------------+
| |
Sí No
v v
+-------------------+ +-----------------------+
| Cuantificar | | Documentar |
| impacto en tiempos| | inexistencia de |
| y costos | | impacto significativo.|
+-------------------+ +-----------------------+
|
v
+-----------------------------------------+
| Elaborar Informe Final |
| Acciones: |
| - Integrar hallazgos y cuantificaciones.|
| - Analizar responsabilidades según |
| cláusulas contractuales y mitigación. |
| - Evaluar si la suspensión contractual |
| pudo evitar sobrecostos. |
| - Responder al mandato pericial. |
+-----------------------------------------+El presente procedimiento tiene como objetivo responder de forma técnica y objetiva a los cinco puntos del mandato pericial:
Sobrecostos laborales.
Sobrecostos en maquinaria y equipo.
Retrasos en autorizaciones.
Retrasos por paros y reuniones de la Unión Sindical Obrera (USO).
Impacto de la explosión del 20 de agosto de 2013.
Para garantizar pertinencia y eficiencia, el análisis se basará en el concepto de materialidad vinculado al porcentaje de imprevistos (I) del AIU, establecido en el contrato o en la propuesta de INPRELCO. Este enfoque asegura que las diferencias relevantes se determinen de acuerdo con los términos acordados por las partes, minimizando disputas sobre umbrales.
Acción: Revisar la disponibilidad de:
Contabilidad del CONTRATO.
Propuesta de INPRELCO (incluyendo el AIU).
Documentos del Proceso de Selección (DPS).
Actas, informes y contrato.
Condición: Si falta evidencia, se solicitará formalmente a las partes antes de avanzar.
Acción: Determinar el porcentaje asignado a imprevistos (I) en el AIU, según el contrato o la propuesta de INPRELCO.
Nota: Si el AIU no está explícitamente definido, se utilizará el estándar de la industria para proyectos similares, documentando la justificación.
Acción 1: Evaluar si los eventos (retrasos en autorizaciones, paros/USO, explosión) cumplen con los criterios de fuerza mayor: imprevisibles, irresistibles y ajenos al control de las partes.
Acción 2: Revisar las cláusulas de fuerza mayor y riesgo en el contrato para identificar responsabilidades predefinidas.
Cada punto se analizará considerando como material cualquier diferencia que supere el porcentaje de imprevistos (I) del AIU, ya sea en sobrecostos directos o en costos derivados de retrasos.
4.1. Análisis de Costos Laborales
Pregunta: ¿Existen sobrecostos laborales que superen el porcentaje de imprevistos (I) del AIU, según la contabilidad, DPS y propuesta de INPRELCO?
Acción:
Sí: Cuantificar los sobrecostos y el período correspondiente.
No: Documentar que las diferencias no son materiales.
Nota: Evaluar si los sobrecostos están relacionados con retrasos en autorizaciones o paros/USO.
4.2. Análisis de Costos en Maquinaria y Equipo
Pregunta: ¿Existen sobrecostos en maquinaria y equipo que superen el porcentaje de imprevistos (I) del AIU debido a demoras en el proyecto, según la contabilidad, DPS y propuesta de INPRELCO?
Acción:
Sí: Cuantificar los sobrecostos y el período correspondiente.
No: Documentar que las diferencias no son materiales.
Nota: Revisar la relación con retrasos en autorizaciones o la explosión.
4.3. Evaluación de Retrasos en Autorizaciones
Pregunta: ¿Los retrasos en la expedición de permisos generaron costos adicionales que superan el porcentaje de imprevistos (I) del AIU?
Acción:
Sí: Cuantificar el impacto en tiempos y costos.
No: Documentar que los retrasos no tuvieron un impacto material.
Nota: Calcular el costo diario del proyecto (presupuesto total / duración planificada) y determinar si el retraso multiplicado por el costo diario excede el valor de imprevistos (I% del presupuesto).
4.4. Evaluación de Retrasos por Paros/USO
Pregunta: ¿Los retrasos por paros o reuniones de la USO generaron costos adicionales que superan el porcentaje de imprevistos (I) del AIU?
Acción:
Sí: Cuantificar el impacto en tiempos y costos.
No: Documentar que los retrasos no tuvieron un impacto material.
Nota: Utilizar el mismo método de costo diario para evaluar la materialidad.
4.5. Evaluación del Impacto de la Explosión
Pregunta: ¿La explosión del 20/08/2013 generó costos adicionales o retrasos que, en términos de costos, superan el porcentaje de imprevistos (I) del AIU?
Acción:
Sí: Cuantificar el impacto en tiempos y costos.
No: Documentar que el impacto no fue material.
Nota: Aplicar el mismo criterio de costo diario para retrasos y evaluar costos directos adicionales.
Acciones:
Integrar los hallazgos y cuantificaciones de cada punto, utilizando el criterio de materialidad basado en el AIU.
Analizar responsabilidades según las cláusulas contractuales y el deber de mitigación.
Evaluar si la suspensión temporal del contrato pudo haber evitado sobrecostos materiales.
Responder al mandato pericial con conclusiones fundamentadas en la evidencia documental y el concepto de materialidad contractual.
Cálculo de Materialidad para Retrasos:
Calcular el costo diario del proyecto:
\text{Costo diario} = \frac{\text{Presupuesto total}}{\text{Duración planificada (días)}}
.
Determinar el valor de imprevistos:
I\% \times \text{Presupuesto total}
.
Un retraso es material si:
\text{Días de retraso} \times \text{Costo diario} > I\% \times \text{Presupuesto total}
.
Documentación: Incluir una explicación detallada del cálculo de materialidad y su aplicación a cada punto del análisis.
Flexibilidad: Si las partes presentan argumentos válidos sobre el porcentaje de imprevistos o su aplicación, el peritaje podrá ajustarse, siempre documentando la justificación.
Asegurar que la información disponible sea suficiente, confiable y relevante para responder al mandato pericial, evaluando costos laborales, costos en maquinaria, retrasos en autorizaciones, retrasos por paros/USO y el impacto de la explosión del 20/08/2013.
Evalúa si los documentos necesarios están presentes y accesibles.
| Documento | Criterio de Disponibilidad | Estado (Sí/No) |
Observaciones |
|---|---|---|---|
| Contabilidad del contrato | Registros completos de costos laborales y maquinaria | No | Solicitar al contratista |
| Propuesta de INPRELCO | Incluye presupuesto (PxQ), AIU y cronograma | No | Solicitar a INPRELCO o la parte oferente |
| Documentos del Proceso de Selección (DPS) | Especificaciones, plazos y condiciones contractuales | Sí | Solicitar a la entidad contratante |
| Contrato No. MA-0023038 | Clausulado completo | Sí | Solicitar a las partes |
| Acta de inicio | |||
| Actas de sequimiento | Registro de paros/USO y reuniones | Sí, parcialmente. | Solicitar a la contratista o USO |
| Actas de facturación | No | Solicitar a las partes | |
| Acta de finalización del contrato | Sí | ||
| Acta de liquidación | Sí | ||
| Informes de la explosión (20/08/2013) | Detalles del incidente y sus efectos | Sí | Solicitar a las partes o autoridades |
| Documentación de autorizaciones | Fechas de solicitud y emisión de permisos | No | Solicitar a la mandataria |
| Comunicados entre las partes | Sí, parcialmente | Solicitar a las partes |
Nota: Si un documento no está disponible, se emitirá una solicitud formal con plazo definido (ej. 5 días hábiles) para su entrega.
Evalúa si la información es confiable y adecuada para el propósito del peritaje.
| Documento | Criterio de Calidad | Estado (Sí/No) |
Acción si No |
|---|---|---|---|
| Contabilidad de la contratista | Detallada, con partidas específicas y fechas claras | Requerir desglose o auditoría adicional | |
| Propuesta de INPRELCO | Incluye AIU desglosado (A, I, U) y cronograma legible | Solicitar versión completa o aclaración | |
| Documentos del Proceso de Selección (DPS) | Coherentes con el contrato y sin contradicciones | Pedir corrección o versión oficial | |
| Contrato No. MA-0023038 | Firmado, legible y sin páginas faltantes | Solicitar copia certificada | |
| Actas y comunicaciones | Fechadas, firmadas y con descripción de eventos | Requerir actas oficiales o testimonios | |
| Informes de la explosión (20/08/2013) | Incluyen fechas, daños y costos asociados | Solicitar informe técnico complementario | |
| Documentación de autorizaciones | Fechas verificables y vinculadas al cronograma | Pedir registro oficial de trámites |
Nota: La calidad se considera insuficiente si la información es incompleta, ambigua o no verificable. En tales casos, se documentará la limitación y se solicitará una versión mejorada.
Evalúa si la información es aplicable al mandato pericial y responde a los puntos específicos.
| Documento | Criterio de Relevancia y Pertinencia | Estado (Sí/No) |
Acción si No |
|---|---|---|---|
| Contabilidad de la contratista | Permite identificar costos laborales y de maquinaria | Excluir y solicitar datos específicos | |
| Propuesta de INPRELCO | Define el AIU y el presupuesto base para comparación | Reemplazar con estándar de industria | |
| Documentos del Proceso de Selección (DPS) | Establecen plazos y condiciones contractuales | Excluir si no son vinculantes | |
| Contrato No. MA-0023038 | Contiene cláusulas aplicables a riesgos y fuerza mayor | Usar marco legal general si no aplica | |
| Actas y comunicaciones | Documentan paros/USO y su impacto en el proyecto | Descartar si no están relacionadas | |
| Informes de la explosión (20/08/2013) | Detallan efectos del incidente en tiempos y costos | Excluir si no son específicos al evento | |
| Documentación de autorizaciones | Evidencia retrasos en permisos y su impacto | Descartar si no afectan el cronograma |
Nota: La información se considerará irrelevante si no se relaciona directamente con los puntos del mandato pericial o si no permite una evaluación objetiva.
Consistencia entre Documentos: Verificar que no haya contradicciones entre la contabilidad, el contrato, la propuesta y otros registros. Si las hay, documentarlas y solicitar aclaraciones.
Formato y Legibilidad: Asegurar que todos los documentos sean legibles y estén en un formato utilizable (ej. PDF, Excel). Si no, requerir versiones adecuadas.
Autenticidad: Confirmar que los documentos sean oficiales (firmados, sellados o certificados cuando corresponda). Si hay dudas, solicitar validación.
Informe Preliminar: Una vez completada la lista de chequeo, elaborar un informe preliminar que detalle:
Documentos disponibles y su estado.
Solicitudes pendientes y plazos establecidos.
Limitaciones identificadas (si las hay).
Plazo para Correcciones: Establecer un plazo razonable (ej. 5-10 días hábiles) para que las partes entreguen la información faltante o corrijan deficiencias.
Inicio del Análisis: Proceder con el peritaje solo cuando la evidencia cumpla con los criterios de disponibilidad, calidad, relevancia y pertinencia, o documentar las limitaciones si no se resuelven.
En la práctica de reclamaciones por retrasos en proyectos de construcción, se han identificado varios métodos para probar dichos retrasos y cuantificar los daños. Los métodos empleados incluyen:
Método del Costo Total (Total Cost
Method):
Este método calcula los daños como la diferencia entre los costos reales
totales incurridos —incluyendo gastos generales y beneficios— y el monto
ofertado originalmente. Aunque es sencillo y directo, puede ser
cuestionado porque no siempre considera posibles errores en la
estimación inicial ni factores externos que puedan haber incrementado
los costos de manera independiente al control del propietario.
Enfoque de Costo Total Modificado (Modified Total Cost
Approach):
Surge como respuesta a las críticas del método del costo total
convencional. Este enfoque ajusta la reclamación al considerar errores
en la oferta, deficiencias en el rendimiento del contratista y retrasos
que no son compensables, tales como aquellos provocados por eventos de
fuerza mayor. Para su aplicación, resulta imprescindible demostrar
criterios como la razonabilidad tanto de la oferta inicial como de los
costos reales, y, de igual modo, que el reclamante no fue responsable de
los costos adicionales.
Método del Jurado (Jury Method):
Se utiliza cuando la documentación es insuficiente para establecer de
forma directa la vinculación entre los daños y la causa del retraso. En
estos casos, el reclamante recopila y presenta la mejor evidencia
disponible con la esperanza de que un tribunal, en base a una valoración
equitativa, determine el ajuste correspondiente.
Método de la Milla Medida (Measured Mile
Method):
Este método compara el rendimiento y la productividad en áreas no
afectadas por retrasos con aquellas que sí lo fueron, permitiendo aislar
y cuantificar el impacto directo sobre la productividad y los costos
asociados.
La elección del método adecuado depende de la calidad y la cantidad de la documentación disponible, así como de las circunstancias específicas de cada retraso. Es fundamental que el análisis resulte confiable y que todas las partes involucradas, así como el tribunal, lo consideren creíble.
Para afinar el enfoque pericial, se recomienda examinar estos métodos y evaluar cuál se adapta mejor a la documentación e información disponible en el caso concreto. Además, se debe recopilar y presentar de forma organizada toda la evidencia pertinente que respalde el análisis y las conclusiones del dictamen pericial.
A continuación, se presenta una lista de verificación (checklist) diseñada para determinar cuál de los métodos para probar reclamaciones por retrasos es el más apropiado para nuestro caso, en función de la información y documentación disponible. La lista considera los cuatro métodos identificados (Total Cost Method, Modified Total Cost Approach, Jury Method y Measured Mile Method), estableciendo criterios clave en cada ítem:
| Ítem de Evaluación | Pregunta/Condición | Método(s) Potencial(es) | Acción/Recomendación |
|---|---|---|---|
| 1. Calidad y cantidad de documentación financiera | ¿Existe documentación detallada del presupuesto original y de los costos reales incurridos (facturas, registros, informes financieros)? | Total Cost Method, Modified Total Cost Approach | Si la documentación es completa y fiable, se deben aplicar los métodos del costo total o del costo total modificado. |
| 2. Disponibilidad de datos de producción y rendimiento | ¿Se cuenta con datos de productividad, cronogramas y métricas operativas (p.ej., tiempos de ejecución, productividad en áreas no afectadas)? | Measured Mile Method | Si existen datos comparativos entre áreas afectadas y no afectadas, se recomienda el método de la Milla Medida para aislar el impacto directo en la productividad. |
| 3. Exactitud de la oferta y discrepancias en la estimación inicial | ¿Existen evidencias que indiquen diferencias entre la oferta inicial y los costos reales (errores, ajustes contractuales)? | Modified Total Cost Approach | Si se detectan errores o discrepancias justificables, el enfoque modificado permitirá realizar los ajustes necesarios en la reclamación. |
| 4. Complejidad documental y evidencia insuficiente | ¿La documentación es insuficiente o hay incertidumbre sobre la correlación directa entre los costos adicionales y los retrasos? | Jury Method | En caso de incertidumbre o ausencia de datos robustos, se deberá recurrir al método del Jurado, presentando la mejor evidencia acumulada para facilitar la valoración equitativa. |
| 5. Naturaleza y causalidad del retraso | ¿El retraso se puede atribuir a factores externos (demoras en permisos, paros, eventos extraordinarios) y su impacto puede ser claramente cuantificado? | Todos los métodos (según el caso) | Se debe evaluar la causa del retraso; si es atribuible a factores gestionables, los métodos de Costo Total o Modificado son adecuados; si se trata de un evento singular o difícil de cuantificar, puede resultar preferible el Jurado. |
| 6. Comparación con condiciones normales de ejecución | ¿Se identifica una “zona sin afectación” o un “margen de productividad” que permita comparar resultados afectados con los no afectados? | Measured Mile Method | Si se dispone de datos comparables entre tramos o áreas no afectadas, el método de la Milla Medida facilitará la determinación del impacto directo del retraso. |
| 7. Documentación cronológica detallada | ¿Existe un registro preciso del cronograma “As-Planned” y “As-Built”? | As-Planned vs. As-Built, Time Impact Analysis, Window Analysis | Si la documentación cronológica es robusta, evaluar el impacto incremental de retrasos y la variación por periodos. |
| 8. Impacto incremental y acumulativo del retraso | ¿Se puede determinar, de manera incremental, el efecto acumulativo de cada retraso en el cronograma total? | Time Impact Analysis | Utilizar este método cuando los retrasos son progresivos, permitiendo cuantificar el efecto de cada incidencia de demora. |
| 9. Segmentación y análisis por periodos | ¿Es posible segmentar el proyecto en “ventanas” de tiempo para analizar el impacto de retrasos en cada periodo? | Window Analysis | Si existen periodos definidos con diferencias en rendimiento, aplicar el análisis de ventanas para identificar los momentos críticos. |
Recopilación y verificación documental:
Reunir toda la documentación financiera, cronogramas, DPS, informes de
avance, etc. y confirmar su integridad y calidad.
Aplicación del checklist:
Utilizar el listado anterior para evaluar cada ítem y asignar, en
función de las respuestas obtenidas, el método o combinación de métodos
más coherente con la evidencia.
Determinación del método más adecuado:
Si la documentación es completa y se dispone de datos de productividad, se recomendará el Measured Mile Method o una combinación con el Total Cost Method.
Si se identifican discrepancias justificables en la oferta inicial, se optará por el Modified Total Cost Approach.
En caso de deficiencias documentales, se complementará el análisis con el Jury Method.
Documentación del análisis:
Registrar en el dictamen las respuestas a cada ítem y la justificación
de la selección del método, de modo que se evidencie el camino lógico
seguido para llegar a la conclusión final.
Recomendación de procedimientos
complementarios:
Si se detectan lagunas en la evidencia, se incluirá en el dictamen la
recomendación de solicitar formalmente la información faltante a las
partes, permitiendo confirmar o ajustar el análisis pericial.