1 Introducción

1.1 Contexto

Transportadora de Gas Internacional (TGI), líder en el sector de transporte de gas natural en Colombia, desarrolla anualmente un Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) como parte integral de su planificación estratégica. Este plan abarca todas las áreas operativas de la empresa, incluyendo Operación y Mantenimiento (O&M), y es crucial para asegurar la continuidad y eficiencia de las operaciones, así como para mantener la infraestructura en óptimas condiciones.

La contratación en TGI se basa en una planificación estructurada en dos niveles:

  • Nivel general: Comprende la elaboración y aprobación del Plan Plurianual de Compras y Contratación (PPCC) y su anualización en el PACC.

  • Nivel específico: Desarrolla detalladamente cada una de las necesidades incluidas en el PACC, resultado de un análisis minucioso que determina su necesidad y conveniencia.

El PACC es un instrumento fundamental que define la estrategia óptima para los intereses de TGI, considerando la utilización eficiente de los recursos. Este plan engloba las necesidades de obras, bienes y servicios de la empresa, sirviendo como programación anual de la contratación.

La Zona Centro Oriente (ZCO) de TGI, componente esencial de la red de transporte de gas, tiene necesidades específicas que deben reflejarse adecuadamente en el PACC.

El PACC se deriva de la anualización del PPCC, que incluye:

  • Necesidades de obras, bienes y servicios de los proyectos del modelo de maduración y creación de valor.

  • Necesidades recurrentes.

  • Requerimientos relacionados con el mantenimiento y la operación de los activos.

La aprobación del PACC está a cargo del Comité de Presidencia y requiere un análisis y viabilidad presupuestal de la Vicepresidencia Financiera. El PACC es objeto de medición y seguimiento continuo, contribuyendo significativamente a la ejecución adecuada de los recursos de la vigencia presupuestal.

1.2 Justificación

La creación de un PACC estructurado y bien documentado es esencial por las siguientes razones:

  1. Alineación estratégica: Asegura que las inversiones y gastos en O&M estén alineados con los objetivos estratégicos de TGI y las necesidades específicas de la ZCO.

  2. Optimización de recursos: Permite una planificación eficiente de los recursos financieros, humanos y técnicos, considerando las particularidades de la infraestructura en la ZCO.

  3. Cumplimiento regulatorio: Ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios y los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) específicos para la operación en la ZCO.

  4. Mejora continua: Facilita la identificación de áreas de mejora y la implementación de soluciones proactivas, considerando las lecciones aprendidas de operaciones anteriores en la ZCO.

  5. Transparencia: Proporciona claridad a todos los stakeholders sobre las prioridades y asignaciones de recursos en O&M para la ZCO.

  6. Alineación con el Plan Plurianual: Asegura que el PACC esté en consonancia con el Plan Plurianual de Compras y Contratación (PPCC), reflejando las necesidades a largo plazo de la ZCO.

1.3 Objetivo

El objetivo de este documento es establecer un proceso estandarizado y detallado para la construcción del PACC de O&M en TGI para la Zona Centro Oriente, que incluya:

  • La identificación y priorización de necesidades en los diferentes distritos operativos de la ZCO.

  • La categorización adecuada de los recursos (OPEX-costo, OPEX-gasto, CAPEX).

  • La alineación con los ANS y el cierre de brechas de rendimiento específicos de la ZCO.

  • La documentación y aprobación estructurada de cada iniciativa.

  • La integración de lecciones aprendidas y mejores prácticas de años anteriores.

  • La validación presupuestal por parte de la Vicepresidencia Financiera.

  • La alineación con el Plan Plurianual de Compras y Contratación (PPCC).

  • El establecimiento de un proceso de actualización trimestral y mecanismos para actualizaciones extraordinarias.

1.4 Alcance

Este proceso abarca todas las actividades relacionadas con la construcción del PACC para el área de O&M de TGI en la Zona Centro Oriente, incluyendo:

  • Todos los distritos operativos de la Zona Centro Oriente.

  • Necesidades anuales, bianuales y plurianuales.

  • Recursos OPEX (costo y gasto) y CAPEX.

  • Desde la identificación inicial de necesidades hasta la aprobación y publicación final del PACC.

  • Consideración de proyectos de expansión y modernización específicos de la ZCO.

  • Proceso de aprobación por el Comité de Presidencia.

  • Mecanismos de seguimiento y medición del cumplimiento del PACC.

  • Identificación de excepciones al PACC según las políticas de la empresa.

  • Proceso de actualización trimestral y mecanismos para actualizaciones extraordinarias.

  • Garantía de recursos para contratos plurianuales o con ejecución desplazada.

2 Descripción Detallada del Proceso

2.1 Visión General

2.2 Etapas del Proceso

2.2.1 Revisión de Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS)

2.2.1.1 Objetivo:

Establecer la base de referencia para el rendimiento esperado en la ZCO.

2.2.1.2 Actividades:

  1. Recopilar todos los ANS relevantes para O&M en la ZCO.
  2. Identificar los KPIs críticos en cada ANS.
  3. Documentar los objetivos de rendimiento para cada KPI.
  4. Revisar las metas estratégicas de TGI para la ZCO.

2.2.2 Análisis de Performance Actual

2.2.2.1 Objetivo:

Determinar el rendimiento actual de O&M en la ZCO en relación con los ANS y KPIs.

2.2.2.2 Actividades:

  1. Recopilar datos de performance actual para cada KPI identificado en la ZCO.
  2. Utilizar herramientas de análisis de datos para visualizar el rendimiento.
  3. Comparar el rendimiento actual con los objetivos de los ANS.
  4. Identificar tendencias y patrones específicos de la ZCO.

2.2.3 Identificación de Gaps

2.2.3.1 Objetivo:

Identificar las áreas que requieren mejora o inversión en la ZCO.

2.2.3.2 Actividades:

  1. Cuantificar las brechas entre el rendimiento actual y los objetivos de los ANS en la ZCO.
  2. Priorizar los gaps basados en su impacto en el negocio y la operación de la ZCO.
  3. Identificar las causas raíz de los gaps prioritarios.
  4. Analizar el impacto de los gaps en la eficiencia operativa de la ZCO.

2.2.4 Recopilar Necesidades por Distrito

2.2.4.1 Objetivo:

Obtener una visión completa de las necesidades de O&M en toda la ZCO.

2.2.4.2 Actividades:

  1. Desarrollar un formato estándar para la recopilación de necesidades.
  2. Realizar sesiones de trabajo con cada distrito de la ZCO para identificar necesidades.
  3. Categorizar preliminarmente las necesidades (OPEX-costo, OPEX-gasto, CAPEX).
  4. Documentar la justificación de cada necesidad, especialmente en relación con los gaps identificados.
  5. Considerar proyectos de expansión y modernización específicos de la ZCO.

2.2.5 Consolidar Necesidades de ZCO

2.2.5.1 Objetivo:

Crear una visión unificada de todas las necesidades de O&M en la ZCO.

2.2.5.2 Actividades:

  1. Agregar las necesidades de todos los distritos de la ZCO en un solo documento.
  2. Identificar superposiciones o sinergias entre distritos dentro de la ZCO.
  3. Realizar un análisis inicial de impacto y viabilidad.
  4. Alinear las necesidades con las metas estratégicas de TGI para la ZCO.

2.2.6 Categorizar (OPEX/CAPEX)

2.2.6.1 Objetivo:

Asegurar una clasificación financiera correcta de las necesidades en la ZCO.

2.2.6.2 Actividades:

  1. Revisar la categorización preliminar de cada necesidad.
  2. Consultar con el departamento financiero para validar la categorización.
  3. Finalizar la categorización en OPEX (costo/gasto) o CAPEX.
  4. Analizar el impacto de la categorización en el presupuesto global de la ZCO.

2.2.7 Priorizar Necesidades

2.2.7.1 Objetivo:

Determinar el orden de importancia de las necesidades identificadas en la ZCO.

2.2.7.2 Actividades:

  1. Establecer criterios de priorización (e.g., impacto en ANS, riesgo operacional, ROI).
  2. Asignar pesos a cada criterio de priorización.
  3. Evaluar cada necesidad contra los criterios establecidos.
  4. Generar una lista priorizada de necesidades para la ZCO.
  5. Validar la priorización con los líderes de la ZCO.

2.2.8 Elaborar Ficha de Iniciativa

2.2.8.1 Objetivo:

Proporcionar una visión general concisa de cada iniciativa propuesta para la ZCO.

2.2.8.2 Contenido:

  1. Título de la iniciativa
  2. Objetivo
  3. Justificación (incluyendo relación con ANS y gaps en la ZCO)
  4. Alcance preliminar
  5. Estimación inicial de recursos necesarios
  6. Beneficios esperados para la ZCO
  7. Riesgos preliminares
  8. Alineación con la estrategia de TGI para la ZCO
  9. Alineación con el Plan Plurianual de Compras y Contratación (PPCC).
  10. Identificación de las excepciones al PACC según las políticas de la empresa.

2.2.9 Validación Presupuestal

2.2.9.1 Objetivo:

Asegurar que el PACC cuente con la viabilidad presupuestal necesaria.

2.2.9.2 Actividades:

  1. Presentar el borrador del PACC a la Vicepresidencia Financiera.
  2. Obtener el análisis y viabilidad presupuestal.
  3. En caso de proyectos de desarrollo, obtener la validación del Comité de Proyectos.
  4. Realizar ajustes si es necesario basado en la retroalimentación recibida.

2.2.10 Desglose de Requerimientos

2.2.10.1 Objetivo:

Detallar los componentes específicos necesarios para implementar la iniciativa en la ZCO.

2.2.10.2 Contenido:

  1. Listado detallado de requerimientos funcionales
  2. Requerimientos no funcionales (rendimiento, seguridad, etc.)
  3. Dependencias con otros sistemas o procesos en la ZCO
  4. Criterios de aceptación
  5. Impacto en la operación actual de la ZCO

2.2.10.3 Proceso de aprobación:

  1. Revisión por expertos técnicos de la ZCO
  2. Validación por usuarios clave en la ZCO
  3. Aprobación por el gerente de proyecto asignado

2.2.11 Elaborar Especificación

2.2.11.1 Objetivo:

Proporcionar un documento técnico detallado para la implementación en la ZCO.

2.2.11.2 Contenido:

  1. Descripción técnica detallada de la solución
  2. Diagramas y planos necesarios
  3. Requerimientos de materiales y equipos específicos para la ZCO
  4. Plan de implementación adaptado a las condiciones de la ZCO
  5. Consideraciones de seguridad y medio ambiente específicas de la ZCO

2.2.11.3 Proceso de aprobación:

  1. Revisión por el equipo técnico de O&M de la ZCO
  2. Validación por el departamento de compras y contrataciones
  3. Aprobación final por el gerente de O&M de la ZCO

2.2.12 Estimar Presupuestos

2.2.12.1 Objetivo:

Determinar el costo estimado de cada iniciativa para la ZCO.

2.2.12.2 Actividades:

  1. Recopilar cotizaciones preliminares de proveedores locales y nacionales.
  2. Utilizar herramientas de estimación de costos basadas en datos históricos de la ZCO.
  3. Incluir contingencias y reservas de gestión.
  4. Validar las estimaciones con el departamento financiero.
  5. Considerar factores económicos específicos de la región Centro Oriente.

2.2.13 Elaborar Borrador PACC

2.2.13.1 Objetivo:

Crear un documento preliminar del PACC con todas las iniciativas priorizadas y presupuestadas para la ZCO.

2.2.13.2 Contenido:

  1. Resumen ejecutivo
  2. Lista priorizada de iniciativas para la ZCO
  3. Presupuesto detallado para cada iniciativa
  4. Cronograma de implementación adaptado a las condiciones de la ZCO
  5. Análisis de riesgos y mitigaciones específicos de la ZCO
  6. Alineación con los objetivos estratégicos de TGI para la ZCO

2.2.13.3 Proceso de revisión:

  1. Revisión por el equipo de O&M de la ZCO
  2. Comentarios y ajustes basados en feedback de los líderes de distrito

2.2.14 Revisión por Stakeholders

2.2.14.1 Objetivo:

Obtener feedback y aprobación de las partes interesadas clave.

2.2.14.2 Actividades:

  1. Presentar el borrador del PACC a stakeholders internos (dirección de la ZCO, finanzas, compras).
  2. Recoger comentarios y sugerencias.
  3. Realizar ajustes basados en el feedback recibido.
  4. Asegurar la alineación con las estrategias corporativas y las necesidades específicas de la ZCO.

2.2.15 Checkpoint: ¿Aprobado?

2.2.15.1 Objetivo:

Decidir si el PACC de la ZCO está listo para su aprobación final.

2.2.15.2 Decisión:

  • Si aprobado, proceder a la aprobación final.
  • Si no aprobado, realizar los ajustes necesarios y regresar a la etapa de elaboración del borrador.

2.2.16 Realizar Ajustes

2.2.16.1 Objetivo:

Incorporar los cambios necesarios para obtener la aprobación.

2.2.16.2 Actividades:

  1. Revisar los comentarios recibidos.
  2. Modificar el borrador del PACC según las sugerencias.
  3. Reenviar el borrador ajustado para revisión y aprobación.
  4. Asegurar que los ajustes mantengan la integridad de las necesidades de la ZCO.

2.2.17 Holdpoint: Aprobación Final

2.2.17.1 Objetivo:

Obtener la aprobación final del PACC para la ZCO.

2.2.17.2 Actividades:

  1. Presentar el PACC final al Comité de Presidencia.
  2. Obtener la aprobación formal del Comité de Presidencia.
  3. Documentar cualquier condición o recomendación.

2.2.18 Publicar PACC

2.2.18.1 Objetivo:

Distribuir el PACC aprobado a todos los stakeholders relevantes.

2.2.18.2 Actividades:

  1. Publicar el PACC en el sistema de gestión de documentos de TGI.
  2. Notificar a todos los stakeholders sobre la disponibilidad del PACC.
  3. Organizar sesiones de presentación para explicar el contenido del PACC.

2.2.19 Establecer Mecanismos de Seguimiento y Actualización

2.2.19.1 Objetivo:

Asegurar el cumplimiento y la flexibilidad del PACC durante su ejecución.

2.2.19.2 Actividades:

  1. Establecer un proceso de seguimiento y medición del cumplimiento del PACC.
  2. Definir los indicadores clave para el seguimiento.
  3. Implementar un mecanismo para actualizaciones trimestrales del PACC.
  4. Establecer un proceso para actualizaciones extraordinarias en caso de nuevas oportunidades de negocio.
  5. Asegurar que la Vicepresidencia Financiera garantice los recursos para contratos plurianuales o con ejecución desplazada en el tiempo.

2.2.20 Fin

2.2.20.1 Objetivo:

Concluir el proceso de construcción del PACC.

2.2.20.2 Actividades:

  1. Archivar toda la documentación del proceso.
  2. Iniciar la fase de implementación según el cronograma del PACC.

3 Conclusión

El proceso descrito para la construcción del PACC en TGI asegura una planificación estratégica, eficiente y transparente de las necesidades de O&M, alineando los recursos con los objetivos corporativos y los ANS. Este enfoque estructurado no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la capacidad de TGI para anticipar y responder a los desafíos futuros en el sector de transporte de gas natural.

4 Glosario

5 Referencias

  1. Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Project Management Institute.

  2. Kaplan, R. S., & Norton, D. P. (1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business Press.

  3. International Organization for Standardization. (2018). ISO 31000:2018 Risk management — Guidelines. ISO.

  4. Chartered Institute of Procurement & Supply. (2018). CIPS Corporate Procurement Strategy Guide. CIPS.

  5. Gobierno de Colombia. (2011). Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción. Secretaría del Senado.

  6. Comisión de Regulación de Energía y Gas (CREG). (Varias fechas). Resoluciones aplicables al sector de gas natural en Colombia. CREG.

  7. TGI. (2022). Plan Estratégico Corporativo. Documento interno de TGI.

  8. TGI. (2024). Manual de Contratación. Documento interno de TGI.

  9. Deming, W. E. (1986). Out of the Crisis. MIT Center for Advanced Engineering Study.

  10. Porter, M. E. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press.