INTRODUCCIÓN

La administración de los recursos hace parte fundamental de los objetivos estratégicos de las compañías para garantizar un equilibrio económico y ser competitivos en el mercado. En este sentido, recursos como los inventarios juegan un papel fundamental en la dinámica de crecimiento de las organizaciones, obligando a las industrias a desarrollar y estructurar procesos que agreguen valor a las organizaciones en su carrera hacia el éxito.

La planeación de la demanda, el abastecimiento y la gestión de inventarios de materiales, son pilares fundamentales de la cadena de abastecimiento para hacerle frente a las fluctuaciones aleatorias del mercado y procesos productivos. La correcta sincronización de estas tres actividades en un sistema de control de inventarios, garantizan tener niveles de servicios ideales, además de formar parte de las decisiones estratégicas organizacionales para ser rentables y sostenibles en el tiempo.

El contexto de la gestión de la producción desde principios del siglo XXI ha estado marcado por una nueva forma de consumir, que ha inducido ambigüedad y volatilidad en los mercados. Además, la base de oferta cambió, volviéndose más competitiva y creando cierta incertidumbre en torno a los plazos de entrega, los precios y la demanda. (Duhem et al., 2023a)

En este último tiempo, la volatilidad de los mercados indujo a la complejidad de la gestión de inventarios y las cadenas de abastecimiento globales. Sin embargo, el estrés de las cadenas de abastecimiento globales se complejizó aún más como consecuencia de un fenómeno de salud y a su vez socioeconómico mundial como la pandemia, generando una afectación directa en la economía global, obligando a las organizaciones a replantear metodologías de planeación de sus inventarios, teniendo en cuenta las nuevas realidades del mercado, variaciones de la demanda, orígenes de abastecimiento, tiempos productivos y canales de distribución.

La planta donde se desarrolla el estudio no está exenta a toda la problemática de cambio en los mercados, incertidumbre en la demanda, complejidades en las fuentes de abastecimiento, entre otros. En la actualidad, siguen si superarse problemas en las operaciones de la planta. Entre esos factores que aún siguen siendo un dolor de cabeza para la organización, se pueden mencionar, incremento notable en el lead times por parte de los proveedores, un incremento en los costos de las materias primas, un desabastecimiento de materiales a nivel mundial, excesos de materiales obsoletos, incremento en la variabilidad de la demanda y disminución en la participación de ventas respecto de sus competidores. Toda esta problemática se ve reflejada directamente en los indicadores de gestión de las organizaciones y en donde se hace necesario replantear procesos estratégicos como la gestión de inventarios de materiales para hacerle frente a las dificultades expuestas anteriormente.

Para solucionar la problemática expuesta, es necesario analizar métricas de la organización que permitan caracterizar el estado actual y realizar propuestas de solución estratégica. Para ello nos surge la siguiente pregunta de investigación.

PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cómo puede una propuesta de gestión de inventarios de materiales en una planta manufacturera optimizar los inventarios de materias primas al mínimo costo y contribuir a la satisfacción de la demanda del mercado?

ESTADÍSTICA DESCRIPTIVA

La planta manufacturera es la responsable de producir 117 líneas de productos que se distribuyen a través de 3 canales de venta, cada uno con sus condiciones de mercado y planeación totalmente independientes uno del otro. Canal Institucional, Canal Mixto y Canal Retail.

Para el análisis descriptivo se miden métricas de procesos cómo:

-Planeación de la Demanda

-Plan Maestro de Producción

-Plan Maestro de Requerimientos de Materiales

-Inventarios

Causales de Venta perdida en la Planta y el Mercado

Gráficamente se muestra cuáles son las causales más importantes de la venta perdida en organización, permitiendo visualizar la correlación que tienen las causales entre sí y brindando un panorama numéricamente soportado en cifras. Se evidencia causales de venta perdida, que son factores comunes en diferentes organizaciones con una relación directa entre sí y que naturalmente desde todas las compañías se buscan soluciones individuales por parte de los equipos de mercadeo, ventas y planta. Desde un punto de mercado, la sobreventa se convierte en un factor común para no lograr el resultado final de venta, no encontrando una respuesta satisfactoria por parte de las plantas de producción al no tener capacidad para satisfacer la demanda y a su vez generando un impacto directo en los inventarios. Esta desalineación muestra la necesidad de planear la cadena de abastecimiento de una organización generando sinergia entre los procesos. Uno de esos procesos relevantes para la correcta planeación de operaciones y venta es la estimación de la demanda. A continuación, se muestra el comparativo mensual de la demanda respecto al pronóstico durante un periodo de estudio de Diciembre 2022 a Mayo 2024 y una donde podemos evidenciar el cálculo del error de planeación total de los productos de la organización.

Comparativo Demanda vs Pronóstico

Medidas de Tendencia Central y de Dispersión dela Demanda

Medida Valor
Tendencia Central
Media 11,977
Mediana 4,059
Moda 0
Dispersión
Varianza 349,546,361
Desviación Estándar 18,696
Coeficiente de Variación 156.10%

A continuación se muestra el cálculo de error de pronóstico por cada canal de venta

  1. CFE (Cumulative Forecast Error): se evalúa la precisión acumulativa de un modelo de pronóstico.
  2. MAD (Mean Absolute Deviation): Se calcula como la media aritmética de los valores absolutos de los errores individuales entre cada observación y su pronóstico correspondiente.
  3. MSE (Mean Squared Error): El MSE penaliza más los errores grandes debido al término de cuadrado, lo que puede ser útil para evaluar modelos donde es importante minimizar los errores grandes.
  4. MAPE (Mean Absolute Percentage Error): El MAPE es útil cuando se desea evaluar el error relativo del pronóstico en relación con el tamaño de las observaciones.
Canal de Venta CFE MAD MSE MAPE
Institucional 257 6,171 170,523,556 53.21%
Mixto 1,229 5,252 112,807,998 90.82%
Retail -2 3,229 53,855,627 81.31%

A continuacón se muestra la estadística descriptiva del error del pronóstico para cada canal respectivamente:

Error del Pronóstico por Canal de Venta

Evaluando la calidad de los modelos de los pronósticos, mediante la medida de precisión porcentual MAPE, se observan para los tres canales valores por encima del 30% tolerado por la organización. El error en la planeación de la demanda repercute directamente en otros nivelas de la cadena de abastecimiento al generar una desviación de los recursos planeados respecto a los recursos ejecutados. A continuación, se presenta la estadística descriptiva de los inventarios y procesos y su respectiva caracterización.

Costo Inventario Mensual

Distribución del Inventario por año de acuerdo con su costo

El inventario de la planta se agrupa bajo los siguientes grupos: AI:Ingredientes Activos de cada Producto.(API) RM:Materias Primas para realizar mezclas durante la fabricación.(EXCIPIENTES) PM:Material de Empaque (M.EMPAQUE) SF:Producto en Proceso FG:Producto Terminado En la actualidad se manejan más de 2500 materiales distribuidos de la siguiente forma:

Los materiales de empaque se subdividen en sub categorías, a continuación, se muestran porcentualmente su participación del total de materiales de acuerdo con la cantidad de referencias existentes.

Desde un punto de vista de cantidad, la distribución de los materiales es la siguiente: APIS: 5.7% Excipientes: 8.8% Material de Empaque:85.5% Sin embargo, desde un punto de vista de costos, la distribución esperada del inventario es la siguiente: APIS: 55% Excipientes: 30% Material de Empaque: 15% Si el análisis se hace desde un punto de vista funcional, cada línea de producto posee un listado de materiales propios y si hay ausencia de alguno en particular, no es posible reemplazarlo inmediatamente hasta hacer un proceso de homologación que en promedio dura 6 meses. Es por ello, la relevancia de contar con los niveles de inventarios correctos durante los procesos productivos de la planta de todos los materiales.

A continuación, se evalúa la planeación en los requerimientos de los materiales.

Calculo Error Planeación Materiales de Producción

La planeación de requerimiento de materiales MRP de la planta de producción es dependiente directamente del proceso de programación maestra de producción MPS, el cual se ajusta mensualmente de acuerdo con el comportamiento de las ventas de producto en el mercado, nuevos negocios obtenidos, restricciones de regulatorias, restricciones operativas, entre otros. Estas acciones impactan directamente diversos procesos generando sobre costos operativos e impactos en las finanzas de la compañía. Algunos de los problemas que se pueden mencionar son los siguientes:

  • Obsolescencia de materiales
  • Sobre costos de almacenamiento en bodegas externas
  • Sobre costos en fletes aéreos
  • Excesos de Inventarios

A continuación, se muestra un análisis respecto a la desviación de la planeación de materiales. Se compara los requerimientos de materiales presupuestados 3 meses en el pasado respecto a su consumo real del mes, esto con el objetivo de hacer un símil al cálculo del error del pronóstico y determinar que tanto se impactan los inventarios de las compañías con estas variaciones. A continuación, se muestra las medidas de dispersión arrojadas:

A continuación se muestra el calculo de error de planecaión de materiales en los ultimos 3 años:

Ciclo Tipo de Material 2 CFE MAD MPE
2022 API -51,237 259,249 33.21%
2022 EXCIPIENTE -86,883 267,585 76.97%
2022 M. EMPAQUE -5,859 61,117 34.63%
2023 API -133,903 320,296 1.98%
2023 EXCIPIENTE -254,226 369,202 -19.84%
2023 M. EMPAQUE -18,349 68,584 -10.98%
2024 API -33,366 246,303 22.25%
2024 EXCIPIENTE 40,422 235,950 78.47%
2024 M. EMPAQUE -2,746 64,299 31.18%

ANÁLISIS

La relevancia de una buena planeación de la demanda en relación con los inventarios de materias primas en una planta de producción es fundamental y puede analizarse desde varios ángulos clave:

Optimización de Inventarios:

Una planificación precisa de la demanda permite a las empresas ajustar sus niveles de inventario de materias primas de acuerdo con las necesidades reales del mercado. Esto evita acumulaciones innecesarias de inventario y reduce los costos asociados con el almacenamiento y el manejo de inventarios.

Reducción de Costos:

Al evitar la sobreproducción y minimizar los excesos de inventario, las empresas pueden reducir costos asociados con el almacenamiento de materias primas, como el costo de capital inmovilizado, el costo de espacio de almacenamiento y el costo de obsolescencia.

Mejora en la Eficiencia de Producción:

Con una planeación de la demanda precisa, las empresas pueden optimizar la programación de la producción. Esto implica una mejor utilización de los recursos de la planta, minimizando tiempos muertos y optimizando la cadena de suministro desde las materias primas hasta el producto final.

Mejora en la Gestión de la Cadena de Suministro:

La planificación de la demanda también facilita una gestión más eficiente de la cadena de suministro. Al tener una visión clara de las demandas futuras, las empresas pueden colaborar mejor con sus proveedores, asegurando que las materias primas necesarias estén disponibles en el momento y la cantidad adecuados.

Mayor Capacidad de Respuesta ante Cambios del Mercado:

Una buena planeación de la demanda permite a las empresas ser más ágiles y adaptables frente a cambios en las condiciones del mercado. Esto puede incluir cambios en la demanda del consumidor, fluctuaciones en los costos de las materias primas o interrupciones en la cadena de suministro.

Mejora en la Satisfacción del Cliente:

Al tener la cantidad correcta de productos disponibles en el momento adecuado, las empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente al evitar la falta de productos o los retrasos en la entrega debido a problemas de inventario.

CONCLUSIÓN

Alinear los procesos de las organizaciones como la planeación de producción y abastecimiento de materias primas, de acuerdo con la planeación de la demanda, genera una optimización de los inventarios de materias primas, sino que también mejora la eficiencia operativa, reduce costos, fortalece la gestión de la cadena de suministro y aumenta la capacidad de respuesta frente a cambios del mercado, lo que en conjunto contribuye a un desempeño empresarial más sólido y sostenible.

Para el estudio presente, se puede observar la gran variabilidad que poseen las ventas para los tres canales, que a su vez la gran desviación en la planeación de los materiales respecto a su ejecución real. Esto como consecuencia de planes de acciones inmediatos que se toman en la planta para tratar de responder a las necesidades del mercado y generando un desbalanceo en los inventarios.

Es de vital importancia poder medir la correlación directa de las variables expuestas y estructurar planes de acción estratégicos que a largo plazo garanticen la solución y sostenibilidad del negocio.

Informes como el presente proporcionan un soporte gráfico y didáctico, para identificar y cuantificar la problemática con un soporte cuantitativo y no cualitativo como se acostumbra en la actualidad.

Es por esto, que teniendo la herramienta grafica de la problemática, cobra gran relevancia estructurar una propuesta de gestión de Inventario que le haga frente a la problemática que se está afrontando en la cadena de abastecimiento de la organización.